効率的な月謝回収の方法は?代表的な回収手段やシステムを徹底解説

月謝の画像 決済

英会話教室や学習塾といった月謝制のサービスを運営するとなると、必ずやらなければいけないのが月謝の回収ですよね。

できるだけ手間をかけずに回収していきたいところですが、そもそも月謝の回収に使える手段はどれくらいあるのでしょうか?

本記事では、月謝の回収に使える代表的な手段や、月謝の回収を自動化してくれるシステムについてご紹介していきます。

月謝の回収に使える代表的な手段

まずは、そもそも月謝の回収に使える手段はどんなものがあるのか?それぞれどんなメリットやデメリットがあるのかについて解説していきます。

月謝袋(現金)

月謝袋

月謝の回収方法として古くから使われている方法です。

封筒事態に何月分のお金を徴収したのかをチェックするスペースが設けてあり、そこに領収印を押していくことで月謝の回収状況を管理します。

メリット

特別な準備をすることなく、月謝袋を購入するだけで回収を始められるライトさが魅力です。特に手続きも必要ないので高齢者や子供にも扱いやすく、中に手紙を入れておけば連絡帳代わりにもなります。

コストも月謝袋代だけなので、ほかの手段と比べると非常にリーズナブルです。

また、かわいらしいデザインの月謝袋を選ぶという楽しみもあります。

デメリット

月謝袋にも領収印を捺すスペースはありますが、そもそも「誰からいくらもらわなければいけないのか?」「未回収分はないか?」というのは別途名簿を作成して管理する必要があります。そして回収のたびに領収したかどうかを名簿側にもチェックしなければいけません。

また、月謝袋の中に封入されている金額が正しいかを確認する必要もあるなど、回収に関わる業務がとにかく煩雑になりがちです。

また、生徒が直接持ってくるという特性上支払い忘れも多くなりがちであったり、子供に大金を持たせるリスクもあります。

銀行振込

振込 画像

毎月の月謝を指定した口座に振り込んでもらう方法です。

メリット

こちらも月謝袋と同じく、銀行口座さえ持っていればすぐに回収が開始できるライトさが魅力です。

子供向けのスクールなどでは、子供に現金を持ち歩かせるリスクを軽減できます。また、振込手数料は基本的に支払う側が負担するので、事業者側のコストも抑えることができます。

支払い忘れがあった際も、次の授業や来店を待つことなく催促ができる点も、月謝袋と比べるとプラスになるポイントです。

デメリット

「誰からいくら振り込まれたのか」というのは通帳に記帳して確認するしかありません。

確認のたびに記帳しなければならないうえ、入金口座の名義と名簿側の氏名が一致していないことも多く、入金確認に非常に手間がかかります。

また月謝袋と同じく、生徒側が支払いのアクションを行わなければならないため、支払い忘れが発生しやすいデメリットもあります。

口座振替

引き落とし

事前に生徒側の銀行口座を登録し、自動的に月謝を引き落としていく方法です。

口座振替に関しては、以下のページでも詳しく解説しています。

メリット

なんといっても、回収が自動的に行われるのが魅力です。生徒自身が支払いのアクションをする必要がないので、月謝袋や銀行振り込みと比べて支払い忘れも大きく減少します。

また、支払い状況も口座振替の管理画面からすぐにわかるので、入金確認も大幅に楽になります。

デメリット

一度引き落としが始まれば楽ですが、最初に口座を登録するのは少し手間がかかります。生徒の口座を登録するたびに振替依頼書と呼ばれる登録用の紙に口座情報を記入の上、銀行印を捺印してもらう必要があります。

登録完了までも1-2か月必要で、その間は銀行振込や現金などの方法でお金を回収する必要があり、銀行印の相違や誤字などがあれば差し戻しとなり最初からやり直しになってしまいます。

また、銀行振り込みや月謝袋の回収と比較すると、1回の引き落としで100円程度の手数料が発生するため、コストがかかります。初期費用や月額費用が発生することもあります。

コンビニ決済

コンビニ

コンビニ決済は、サービスを運営する事業者側が支払番号や払込票を発行し、それを受け取った顧客が最寄りのコンビニでお金を支払う決済方法です。

メリット

銀行振込と同じく、子供に現金を持たせることなく月謝を回収できる点は月謝袋と比較した際のメリットです。

銀行振込の場合、土日や夜間など顧客が振込を行ってから事業者側に着金するまでにタイムラグが生じますが、コンビニ決済なら顧客が支払いを行った情報が即時に判別でき、それが何のお金かというのも管理画面上ですぐに判別できるようになります。

デメリット

生徒に対して、毎月払込票や支払番号を発行しなければいけない手間が発生します。

また、決済手数料も1件あたり300円程度と口座振替より高額で、自動的に払込票を送付してもらう場合などはそれに加えて月額費用や郵送代が発生します。

クレジットカード決済

生徒のカード情報を事前に登録し、自動的に月謝を決済していく方法です。

メリット

自動的に月謝が回収できるというメリットに加えて、紙を用いずにWEB上で支払い方法を即時に登録できるため、口座振替が持っていた最初の登録の煩雑さというデメリットが解消されています。

決済の失敗率も口座振替に比べてさらに低く、未収金の管理やお客様への催促といった人的コストが最も少ないことも大きなメリットと言えるでしょう。

デメリット

デメリットはコストの増加です。

導入手続きの費用や維持費、決済手数料といった料金がかかり、1決済あたりのコストは口座振替より高額になります。

一般的にカード決済の手数料は決済金額の3.5%どなっているため、仮に月謝が10,000円だとすると手数料は350円、口座振替の100円と比べると3倍以上になります。

月謝の回収に使いやすいシステム

会費ペイ

会費ペイは、継続課金機能を持ち合わせているのはもちろん、会費制サービスの運営に必要な [入会申込・会員管理・請求・集金・入金管理] を全て一元管理できるのが特徴です。汎用性が高く、フィットネスやスクールを中心に2000店舗以上で利用されています。

継続課金だけでなく、その前後の事務作業を全て自動化してくれるので、会員数が多くなってきてもそのまま使い続けることができます。

支払方法はクレジットカードと口座振替どちらも利用可能で、決済が失敗した際も自動で催促を行ってくれます。

スマートロック「akerun」や会計システムの「freee」との連携も可能で、入退館管理や鍵の付与、入金後の経理業務まで自動化することもできます。

料金

初期費用0円
月額費用0円
その他費用システム利用料①/決済金額の3.5%
システム利用料②/1決済当たり100円

コミル

Comiru(コミル)は、5教科(国語・算数/数学・理科・社会・英語)を指導対象としている学習塾向けに提供されている会員管理システムです。

一般的な生徒管理や決済機能に加え、親御さんとのコミュニケーション機能や成績管理の機能が充実していることも特徴です。

講師側の非常に煩雑な作業である指導報告書の作成も自動化してくれるため、5教科を指導対象としている学習塾であれば一度検討してみると良いでしょう。

料金

初期費用30,000円/教室あたり
50,000円/口座振替利用の場合
月額費用300円/生徒一人あたり
3,000円/口座振替利用の場合
その他費用1.7%~/カード決済手数料
68円/口座振替1件あたり

月額パンダ

利用者の声|初期費用無料で月額料金や会費の自動徴収ができる月額パンダ

月額パンダはクレジットカードや口座振替を利用した自動集金システムです。

クレジットカードの口座振替の両方が利用でき、入会申込フォームも備えているのが特徴です。

料金

初期費用0円
月額費用4,980円
その他費用クレジットカード決済手数料/4.25%
口座振替手数料/100円+0.5%

ROBOT PAYMENT(継続課金(定期課金)システム)

株式会社ROBOT PAYMENTが提供する定期決済システムで、会費徴収にも利用することができます。

支払方法はクレジットカードしか利用できませんが、その分徴収のスパンや無料期間などが細かく設定できるのが特徴です。

料金

初期費用個別見積もり
月額費用個別見積もり
その他費用個別見積もり

まとめ

いかがでしたでしょうか?

本記事では、月謝の回収に使える代表的な手段や、月謝の回収を自動化してくれるシステムについてご紹介していきました。

システムを導入すべきなのか、月謝袋で回収すべきなのかは、生徒の数や年齢層によって変わってきます。

本記事を参考に、ぜひご自身にあった回収方法を探してみて下さい!