失敗しない請求管理システム選び!確認すべきポイントとおすすめサービス7選

請求管理_TOP 自動化

「あれ、今月は誰にいくら請求すればいいんだっけ?」

事業やサービスを運営していると”お金の請求”という業務は必ず発生します。特に、月額制のサービスを運営している場合などは請求漏れなどが無いかを頻繁に確認したり、毎月振込をお願いしたりと大変な作業が山積みです。

そこで、請求漏れや事務作業の削減を目的に請求管理システムの導入を考えている方も多いのではないでしょうか?

とはいえ請求管理システムと聞くと、対法人向けのサービスにしか使えなかったり、高額な費用がかかるイメージを持っている方もいるかと思います。また、請求管理システム自体もたくさんの種類があり、どれを選べばいいのかわからないということもあるのではないでしょうか?

でも安心してください。

個人向けのサービスでも役に立つ請求管理システムはたくさんありますし、システム選びのポイントもそこまで難しくはありません。

本記事では、請求管理システムの導入を考えている方に向けて、請求管理システムとは何かという部分から、システム選びのポイント、そしておすすめの請求管理システムまでしっかりとご説明していきます。

そもそも請求管理システムとは

請求管理システムは、販売した商品やサービスに対する請求管理業務を合理化、省人化することを目的として導入されるシステムです。

具体的には「誰にいくら請求すればいいのか?」「貰うべきお金を受け取れているのか?」を管理するものだと思ってください。

請求管理システムが持っている機能

請求データの作成・管理

顧客別、取引先別に利用状況や契約状況のデータを集計して、請求すべき金額のデータを自動的に作成してくれます。

請求管理システムを利用しない場合、利用状況や契約内容を確認し、顧客別に金額や明細、支払期限の入った請求データを1件ずつ作成する必要があります

請求書の作成

登録されている顧客情報と請求金額のデータをもとに、請求書のデータを自動で作成する機能です。

そのまま印刷して郵送することも可能ですし、請求書の送付先としてメールアドレスを登録しておけば、指定したタイミングに自動で請求書のデータを送付することも可能です。

決済システムとの連携

請求管理システムの中には、決済システムと連携できるものも存在します。

請求管理システムと決済システムが連携すると、請求用のデータを作成するだけではなく、請求したお金が実際に入金されたかどうかまで自動で処理できるようになり、入金の確認が不要になります。

会計ソフト等との連携

面倒な会計システムへの入力も、請求管理システムと会計システムが連携されていれば自動的に行うことが可能です。

既に会計ソフトが導入されている状態で請求管理システムの導入を検討するのであれば、連携が可能かどうかしっかりチェックしておきましょう。

請求管理システムを導入するメリット

人的ミスを削減できる

多くの会員を抱えたスクールなどの場合、人手によって請求金額を計算すると、退会済みの人に請求をしてしまったり、請求金額を誤ってしまったりなど多くのミスが発生する可能性があります。

また、入金による請求の消込も、同性の人の間で消込ミスが生じて、顧客とのトラブルに発展する場合もあり得ます。

しかし、請求管理システムや決済システムとの連携で業務を自動化すれば、そういった人的ミスを限りなく減らすことができます。

事務作業の負担を削減できる

請求や集金、入金確認といったお金回りの業務は、人手で行うと想像以上に煩雑です。

単純な作業量が多いのはもちろん、ミスが許されないため複数回の確認を行う必要もあります。月末や月初は業務が集中するため、長時間の労働が必要になっている担当者も多いでしょう。

請求管理システムを導入することで、それらの業務をシステムが行うようになるため、担当者の負担軽減や省人化を行うことができます。

書類の管理コストを削減できる

請求管理を手作業でおこなう場合には、顧客別の台帳や請求書の控え、会計伝票など多くの帳票類を管理する必要があり、その管理コストや帳票の管理スペースなどが必要です。

しかし、請求管理システムを導入すれば、このような帳票類はデータとしてサーバーなどに保管されているため、必要なくなります。

また、データの確認も、端末などで簡単におこなうことができるようになり、照会の手間も削減することができます。

請求管理システムを選ぶポイント

請求管理システムを導入しようとする場合には、どのような点に留意する必要があるのでしょうか。

請求管理システムを選ぶ場合には次のような3つのポイントがあります。

自分の事業がBtoCかBtoBか

請求管理システムを導入する場合には、まず自身の事業がBtoC(対個人)なのかBtoB(対法人)なのかを確認しておく必要があります。

スクールなどの個人向け事業であれば基本的に請求書の発想は不要ですし、顧客自身の情報も最低限で問題ありません。それよりも、顧客や会員といった請求先の数が非常に多くなりやすいので、入会申込や決済との連携ができるかということが重要になってきます。

業務システムやコンサルティングなどの法人向け事業に導入する場合は、請求書発行の機能は必須になりますし、顧客データも氏名だけでなく法人名や担当者名、請求書の発送先や送付期限といったより細かい項目まで管理できる必要があります。

クラウド型かオンプレミス型か

システムの提供形態がクラウド型なのかオンプレミス型なのかによって、かかってくる費用や導入の手間は大きく変わってきます。

クラウド型のオンプレミス型の違い

簡単に言えば「システムをインターネット経由で利用する」か「自社内にシステムを置いておく」かという違いがあります。

クラウド型

場合、システム提供者側のサーバーにインターネット経由でアクセスしてシステムを利用するため、自社側で何か用意する必要がありません。ログインさえできればどのデバイスからでも利用できることも多く、働く場所の制限を受けないことも大きなメリットです。

オンプレミス型

自社のサーバーやPCにソフトをインストールして利用するため、導入時に必要な作業や、システムが動作できる性能のPCを用意する必要があります。一見不便なだけに感じますが、システム提供側でトラブルが起こっている場合や、インターネットに障害が発生している場合でも問題なく使ええるというメリットがあります。

費用面の違い

全てのシステムが該当するわけではありませんが、料金面の違いとして一般的には以下のような違いがあります。

クラウド型:初期費用が0円又は少額で、利用する限り月額費用、または利用量に応じた費用が掛かる。
オンプレミス型:初期の導入コストは高額だが、その後は料金は少額又はかからない。

導入のコストはオンプレミス型の方がかなり高額ですが、5年、10年といった長期間使用していった場合、クラウド型の方が総コスト的には高くなることがほとんどです。

どちらを選ぶべきか

事業としての規模が大きくなかったり、まだ開始してから間もなく仕組みが定まっていない場合は、導入コストが低くシステムの切り替えがしやすいクラウド型のシステムを導入するのが良いでしょう。

既に事業の規模が大きく自社で基幹システムを持っている場合や、運用が非常に特殊でカスタマイズが必要な場合はオンプレミス型を選ぶ方が良いでしょう。

とはいえ、近年は技術の進化が著しく、同じシステムを5年以上使うというケースは減っており、提供者側で随時機能をアップデートできるクラウド型を選ぶことがが主流になってきています。

おすすめの請求管理システム7選

請求管理システムにはさまざまな種類があり、選ぶだけでも一苦労です。

本項では、その中から気軽に導入可能で使いやすいシステムを7つ選んでご紹介します。

会費ペイ

会費ペイは、会費制サービスの運営に必要な [入会申込・会員管理・請求・集金・入金管理] を全て一元管理できるのが特徴です。汎用性が高く、フィットネスやスクールを中心に2000店舗以上で利用されています。

料金

初期費用0円
月額費用0円
その他費用システム利用料①/決済金額の3.5% システム利用料②/1決済当たり100円

主な特徴

請求管理だけでなく、その前後の事務作業を全て自動化してくれるので、会員制のBtoCサービスに最適なシステムです。

決済機能も尾内蔵しており、決済が失敗した際も自動で催促を行ってくれます。

スマートロック「akerun」や会計システムの「freee」との連携も可能で、入退館管理や鍵の付与、入金後の経理業務まで自動化することもできます。

向いている業態

スクールやフィットネスジムなどのBtoCサービス

請求管理ロボ

小泉幸太郎さんのCMでもおなじみの請求管理システムです。

BtoB向けの機能を複数備えており、大手企業から個人事業まで全国500社あまりで利用されているクラウドサービスの請求管理システムです。

料金

運用・定着支援費用300,000円
月額費用要問合せ
その他費用請求まるなげ/要見積もり 決済/要見積もり 金融機関連携/要見積もり

主な特徴

1つのシステムで、自動請求、自動集金、入金消込、督促をおこない、社内システムであるセールスフォースなどの営業システムとの連携も可能です。

向いている業態

BtoB事業全般

会計freee

本来は会計ソフトですが、その発展形として請求管理システムを内蔵し、データ連携ができるようになっています。

料金

初期費用0円
月額費用無料プラン0円 有料プラン(個人)980円~
有料プラン(法人)1,980円~

主な特徴

取引入力、同期 & 明細自動取込、帳簿の作成を会計ソフト内で利用できます。もともと会計ソフトとして作られているため、データの調整などを一切行わずに、スムーズな連携が可能です。

向いている業態

個人、または比較的小規模で運営しているBtoB事業全般

BtoBプラットフォーム 請求書

BtoB向けの請求管理システムとしては国内シェア1位で、野村證券株式会社、全日本空輸株式会社などの大企業でも利用されているクラウドサービスです。 

料金

初期費用100,000円
月額費用5,000円~

主な特徴

請求管理の中でも請求書にまつわる部分に特化したシステムで、請求書の発行だけではなく、受取りの部分も自動化できるという特徴があります。請求だけでなく、支払いも多いという企業にぴったりです。

向いている業態

BtoB事業かつ、請求だけではなく支払も多い事業主

MakeLeaps(メイクリープス)

個人事業でも法人でも利用が可能で、生産性向上を目指したクラウドサービスの請求管理システムです。

料金

初期費用0円
月額費用500円×ユーザー数(個人プラン) 800×ユーザー数(法人プラン)
その他費用バーチャル口座3,000円/月 PDF一括送付 1,000円/月

主な特徴

請求業務をクラウド化、AI化して社内データを連携して、効率化を図ります。

向いている業態

BtoB事業全般

楽楽明細

請求書、支払明細書、納品書などを自動生成して、請求管理の業務手間ゼロを目指すクラウドサービスです。導入実績も1,300社を超えており、信頼性が高いです。

料金

初期費用100,000円
月額費用24,000円~

主な特徴

クラウドサービスらしく低価格でも、万全のサポート体制&安心のセキュリティ体制で迅速・丁寧なサポートを受けられます。

向いている業態

BtoB事業全般

シクミネット

shikuminet(シクミネット)について

シクミネットは、同窓会や学会といった年会費制のサービスに特化した請求管理システムです。

入会手続きや会費決済のほかに、月ごとの定例会のようなイベントの管理の機能が充実していることが特徴です。

料金

初期費用200,000円~
月額費用30000円~
その他費用決済手数料
オプション設定によって追加料金あり

主な特徴

請求管理だけではなく、会員マイページやメール配信機能など、会員制組織の運営を円滑する機能を複数備えていることが特徴です。

向いている業態

同窓会や学会などのBtoCサービス

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回はこの請求管理システムの機能や導入する際の注意点などについてご紹介しました。

請求管理システムを導入すれば、集計ミス、転記ミスといった人的ミスや、お金回りの業務負担を大幅に削減することができます。

本記事を参考に、ぜひ皆様にぴったりの請求管理システムを見つけてみてくださいね!