【2023年最新版】会費徴収に使えるシステム10選！必要な機能や選び方について

フィットネスジムやコワーキングスペース、オンラインサロンやスクールといった会員制のビジネスを運営して行く上で、最も煩雑な業務が「会費の徴収」です。

数名から徴収しているうちはいいですが、会員数が10名、30名、100名となっていくにつれて「お金を貰い損ねてる人はいないか」「誰からいくら貰えばいいのか」「入金されたお金は誰の会費なのか」と、どんどん管理が煩雑になっていきますよね。

払い忘れの催促や現在の入金状況の管理に限界を感じて、会費徴収システムの導入を検討している人も多いのではないでしょうか？

本記事では、そんな方に向けて、会費徴収システムがどんなものかというところから、業種ごとに必要な機能の説明に加え、会費徴収を便利にしてくれるシステムのご紹介をしていきます。

会費徴収システムで出来ること①会費徴収の効率化

会費徴収システムが持っている機能は大きく分けて

• 定期的な決済による会費徴収の自動化
• 入金状況の管理

の2つです。

会費徴収システムに、会員の口座情報やクレジットカード情報を登録することで、毎月の会費を自動的に徴収してくれるようになります。

会費徴収を行う方法としては、毎月請求用ファイルをアップロードするものや、変更や停止を行わない限り自動的に課金し続けるものなどシステムによって様々です。

また、システムによって行われた会費徴収の状況はシステム上に自動的に反映されていくため、「誰のお金を徴収出来ているのか」「催促しなければいけない会員は誰なのか」等が一目でわかるようになり、入金状況の管理が会費徴収システム上で出来ます。

会費徴収の自動化と入金状況の管理を1つのシステムで行うことにより会費徴収の効率化が行えます。

会費徴収システムで出来ること②入会手続きの簡略化による新規会員獲得効率アップ

会費を払ってのサービスを使う際にハードルとなるのが入会手続きです。

サービスを使いたいと考えていても入会手続きに手間がかかると離脱してしまうお客様も少なくありません。

入会に際しては紙の申込書を記入したりといった面倒な手続きも多かったりしますが、会費徴収システムを導入しているとこれらの手続きをWeb上で出来るようになるためお客様の入会をスムーズに進めることが出来ます。

また、クレジットカード・口座振替・電子マネー等の様々な決済手段をお支払いに使う際に色々な情報入力が必要になりますが、これらの情報もWeb上の登録で完了出来るためお客様の利便性が上がり新規会員を獲得しやすくなります。

会費徴収システムを導入することでこういった入会手続きの簡略化することが出来るため、新規会員獲得効率アップに繋がります。

会費徴収システムの選ぶ際のポイント

会費徴収システムがどんなものなのかを説明したところで、次は会費徴収システムの選び方に向けて解説していきます。

自分が運営するサービスに合った会費徴収システムを選ばないと、結局使えなかったり、複数のシステム使用することになってかえって手間が増えてしまうということもあります。

本項目を読みながら、皆さんに合った会費徴収システムがどんなものなのかイメージしてみてください。

会員の属性

最初に考えなければいけないのは会員の属性です。具体的には年齢層や住んでいる地域、職業といった情報です。

WEB上で支払方法の登録が行えるシステムは非常に便利ですが、会員のほとんどが高齢者という場合、かえって書面での手続きより時間がかかってしまうことが考えられます。

同様に、クレジットカード決済も非常に便利なサービスですが、学生が対象の場合ほとんどの会員がクレジットカードを持っていないため、口座振替との併用が必須になります。

このように、一見便利に感じるシステムも会員の属性によっては上手く機能しないことがありますので、自分の会員はどんな決済手段を持っているのか、どの程度のITリテラシーがあるのかなどはしっかり把握しておきましょう。

会費徴収のスパン

次に考えなければいけないのは会費徴収のスパンです。

スクールの月謝のような毎月の引き落としであればほとんどの会費徴収システムが対応していますが、年会費や半年に一回といった長いスパンや、週に1回などの短いスパンで会費を徴収したい場合、システムによっては対応できないこともあります。

システムを導入する際は、自分の希望しているスパンでの会費徴収が行えるのかは必ずチェックしておきましょう。

とはいえ、特殊な会費徴収スパンに対応しているシステムは多くは無いため、より利便性の高い会費徴収システムを導入するためにスパン自体を毎月の徴収に変更するという方法もあります。

会員数

最後に考えるのが会員数です。

100名以上の会員数を見込んでいる場合、会費徴収以外の部分も同時にシステム化していくことを検討したほうが良いケースも多いです。

例えば会員を管理している名簿と会費徴収システムが別々で運用している場合、会員が休会・退会するたびに、名簿への記録と会費徴収システムから月々の決済を止める作業を別々に行わなければいけません。

途中で作業を止められてしまうと情報に不整合が生まれてしまいますし、会員に間違った請求を行ってしまう可能性もあります。

また、月の入会者数が数十名といった規模になれば、申込書で受け取った入会者の情報を会員管理用の名簿と会費徴収システムそれぞれ入力していくだけでも一苦労です。

このように、会員数がある程度多くなってきた場合は、会員管理システムと会費徴収システムを連携したり、入会フォームと会費徴収システムを連携することによって、複数の場所で作業する手間を省くことが重要になってきます。

【業種別】会費徴収の際に必要な機能

上記で上げたポイント以外にも、実は業種ごとによく必要になる機能が存在します。

今回は、会費制を取っていることが多い4つの業種、かつ会費徴収の場面に絞って、それぞれの業種で必要とされやすい機能についてご説明します。

スクール

スクールの会費徴収の際に必要になりやすい機能は「月会費(月謝)以外のお金を単発で回収する機能」です。

スクール、特に子供向けに運営している塾やスポーツスクールの場合、夏休み期間中の夏期講習や合宿、試合に参加するための参加費など、月会費以外のお金を徴収したい場面が多く存在します。

その際、そのお金だけ銀行振込や現金で回収するのは面倒ですよね。

そんな時、会費徴収システムに「月会費(月謝)以外のお金を単発で回収する機能」があれば、そのお金を即時で徴収することや、翌月の月会費と合わせて徴収することができて非常に便利です。

フィットネス・スポーツジム

フィットネス・スポーツジムの会費徴収の際に必要になりやすい機能は「オプション料金の徴収機能」です。

フィットネス・スポーツジムの場合、通常の月会費に加えて月極のロッカー代やドリンクサーバー代といったオプション料金が発生することがあります。

月の請求金額自体を変更することは大抵の会費徴収システムでできますが、どの料金をいくらもらっているというのが一目でわかるように、それぞれのオプション料金を設定できるシステムだとより便利ですよね。

コワーキングスペース

コワーキングスペースの会費徴収の際に必要になりやすい機能は「オプション料金の徴収機能」と「月会費以外のお金を単発で回収する機能」両方です。

コワーキングスペースも、通常の月会費に加えてロッカー代や登記登録料、郵便物の受け取りサービスといったオプション料金が発生しやすい業種です。

また、月会費ではなく使った分だけ請求するドロップイン会員も多く存在するので、利用時間に応じた金額を徴収する機能があればより便利ですね。

協会・学会・ファンクラブ

協会・学会・ファンクラブの会費徴収の際に必要になりやすい機能は「年会費の徴収機能」です。

月会費制で運用するケースが非常に少ない業種ですので、会費徴収システムを探す際は年会費の徴収に対応しているかどうかを必ず確認しましょう。

【2023年最新版】会費徴収システム10選

システム選定に必要なポイントを解説し終えたところで、実際に会費徴収によく利用されているシステムをご紹介します。

それぞれの料金や特徴も記載しておきますので、システム選定に参考ししてみてください。

会費ペイ

会費ペイは、会費制サービスの運営に必要な [入会申込・会員管理・請求・集金・入金管理] を全て一元管理できるのが特徴です。汎用性が高く、フィットネスやスクールを中心に様々な業種で利用されています。

会費徴収だけでなく、その前後の事務作業を全て自動化してくれるので、会員数が多くなってきてもそのまま使い続けることができます。

支払方法はクレジットカードと口座振替どちらも利用可能で、決済が失敗した際も自動で催促を行ってくれます。

スマートロック「akerun」や会計システムの「freee」との連携も可能で、入退館管理や鍵の付与、入金後の経理業務まで自動化することもできます。

料金

機能

シクミネット

シクミネットは、同窓会や学会といった年会費制のサービスに特化した会員管理システムです。

入会手続きや会費決済のほかに、月ごとの定例会のようなイベントの管理の機能が充実していることが特徴です。

料金

機能

月額パンダ

月額パンダはクレジットカードや口座振替を利用した自動集金システムです。

クレジットカードの口座振替の両方が利用でき、入会申込フォームも備えているのが特徴です。

料金

機能

ROBOT PAYMENT（継続課金(定期課金)システム）

株式会社ROBOT PAYMENTが提供する定期決済システムで、会費徴収にも利用することができます。

支払方法はクレジットカードしか利用できませんが、その分徴収のスパンや無料期間などが細かく設定できるのが特徴です。

料金

機能

Square

Squareは、レジ機能を備えていることが特徴のシステムです。

メインに機能は店頭での都度決済ですが、オプション機能を利用することで定期的な会費徴収にも対応可能です。

その分、会員管理の機能は存在しないので、物販などをメイン行いつつ会員制のサービスも行う場合などは利用を検討してみても良いでしょう。

料金

機能

会費.com

会費.comは、手軽にカード決済が導入できる会費徴収システムです。

初期費用が発生しないため、安価に導入できることが特徴です。

※2023年8月24日現在、申込を停止しているとのこと。

料金

機能

ゼウス決済

ゼウス決済はSBIグループの株式会社ゼウスが提供する会費徴収システムです。

クレジットカード決済、コンビニ決済、銀行振込決済、ペイジー決済、口座振替決済、オンライン電子マネー決済、後払い決済等を使うことが出来ます。

会員システムとの連携が出来るため、オンラインレッスン・施設利用料の徴収等におすすめの会費徴収システムです。

STORES 予約

月謝の集金や顧客管理を一元管理することが出来ます。

オンライン上で電子チケットの発券や販売もできるので不定期開催のイベントにも対応可能です。

クレジットカードでの事前決済や月謝課金、回数券の支払い等、受付での現金決済にも対応しています。

ZoomやGoogleカレンダーなどの外部連携機能も充実。

48種類の無料テンプレートの中から好きなデザインを選ぶことが出来るのでデザイン機能も多彩です。

毎月1,000社以上の導入。180を超える業種にシステム対応しています。

SELECTTYPE

Stripe社の決済代行システムを使用しています。

会員向けにクレジットカードによる月会費(月謝)・年会費払いなど継続課金を自動処理するサブスク（継続課金）サービスの提供ができるシステムとなっています。

予約フォームやメールフォーム、アンケートの作成から予約システム付きのホームページまで幅広く対応。

レンタルスペースやエステサロン、整体等さまざまな業態で利用されています。

決済手段はクレジットカードのみですがスタッフ指名ができる予約システム、メルマガ配信、顧客解析機能、予約統計といった、新規顧客獲得につながる機能が多数ありマーケティングに活かすことも出来ます。

MOSH

フィットネスやヨガなどのオンラインレッスンの販売に特化した予約サイト作成ツールです。

スマホだけでもサイトを作成することができるため個人でもすぐにオンラインレッスンの販売が始められます。

スポットのオンラインレッスン販売だけでなく、継続課金を自動処理するサブスク（継続課金）にも対応しています。

会員限定の動画配信やブログ投稿、オンラインサロンの開設にも利用できます。

会費徴収に使えるシステム まとめ

いかがでしたでしょうか？

本記事では、会費徴収システムがどんなものかというところから、業種ごとに必要な機能の説明に加え、会費徴収を便利にしてくれるシステムのご紹介をさせていただきました。

ぜひ、自分に合った会費徴収システムを見つけてみてくださいね。

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