【2020年最新版】会費徴収に使えるシステム6選!必要な機能や選び方について

決済

フィットネスジムやコワーキングスペース、オンラインサロンやスクールといった会員制のビジネスを運営して行く上で、最も煩雑な業務が「会費の徴収」です。

数名から徴収しているうちはいいですが、会員数が10名、30名、100名となっていくにつれて「お金を貰い損ねてる人はいないか」「誰からいくら貰えばいいのか」「入金されたお金は誰の会費なのか」と、どんどん管理が煩雑になっていきますよね。

払い忘れの催促や現在の入金状況の管理に限界を感じて、会費徴収システムの導入を検討している人も多いのではないでしょうか?

本記事では、そんな方に向けて、会費徴収システムがどんなものかというところから、業種ごとに必要な機能の説明に加え、会費徴収を便利にしてくれるシステムのご紹介をしていきます。

会費徴収システムでできること

会費徴収システムが持っている機能は大きく分けて

  • 定期的な決済
  • 入金状況の管理

の二つです。

会費徴収システムに、会員の口座情報やクレジットカード情報を登録することで、毎月の会費を自動的に徴収してくれるようになります。

会費徴収を行う方法としては、毎月請求用ファイルをアップロードするものや、変更や停止を行わない限り自動的に課金し続けるものなどシステムによって様々です。

また、システムによって行われた会費徴収の状況はシステム上に自動的に反映されていくため、誰のお金を徴収出来ているのか、催促しなければいけない会員は誰なのかが一目でわかるようになります。

会費徴収システムの選ぶ際のポイント

あなたの選択は正解だったか】 - 大河通信

会費徴収システムがどんなものなのかを説明したところで、次は会費徴収システムの選び方に向けて解説していきます。

自分が運営するサービスに合った会費徴収システムを選ばないと、結局使えなかったり、複数のシステム使用することになってかえって手間が増えてしまうということもあります。

本項目を読みながら、皆さんに合った会費徴収システムがどんなものなのかイメージしてみてください。

会員の属性

最初に考えなければいけないのは会員の属性です。具体的には年齢層や住んでいる地域、職業といった情報です。

WEB上で支払方法の登録が行えるシステムは非常に便利ですが、会員のほとんどが高齢者という場合、かえって書面での手続きより時間がかかってしまうことが考えられます。

同様に、クレジットカード決済も非常に便利なサービスですが、学生が対象の場合ほとんどの会員がクレジットカードを持っていないため、口座振替との併用が必須になります。

このように、一見便利に感じるシステムも会員の属性によっては上手く機能しないことがありますので、自分の会員はどんな決済手段を持っているのか、どの程度のITリテラシーがあるのかなどはしっかり把握しておきましょう。

会費徴収のスパン

次に考えなければいけないのは会費徴収のスパンです。

スクールの月謝のような毎月の引き落としであればほとんどの会費徴収システムが対応していますが、年会費や半年に一回といった長いスパンや、週に1回などの短いスパンで会費を徴収したい場合、システムによっては対応できないこともあります。

システムを導入する際は、自分の希望しているスパンでの会費徴収が行えるのかは必ずチェックしておきましょう。

とはいえ、特殊な会費徴収スパンに対応しているシステムは多くは無いため、より利便性の高い会費徴収システムを導入するためにスパン自体を毎月の徴収に変更するという方法もあります。

会員数

最後に考えるのが会員数です。

100名以上の会員数を見込んでいる場合、会費徴収以外の部分も同時にシステム化していくことを検討したほうが良いケースも多いです。

例えば会員を管理している名簿と会費徴収システムが別々で運用している場合、会員が休会・退会するたびに、名簿への記録と会費徴収システムから月々の決済を止める作業を別々に行わなければいけません。

途中で作業を止められてしまうと情報に不整合が生まれてしまいますし、会員に間違った請求を行ってしまう可能性もあります。

また、月の入会者数が数十名といった規模になれば、申込書で受け取った入会者の情報を会員管理用の名簿と会費徴収システムそれぞれ入力していくだけでも一苦労です。

このように、会員数がある程度多くなってきた場合は、会員管理システムと会費徴収システムを連携したり、入会フォームと会費徴収システムを連携することによって、複数の場所で作業する手間を省くことが重要になってきます。

【業種別】会費徴収の際に必要な機能

上記で上げたポイント以外にも、実は業種ごとによく必要になる機能が存在します。

今回は、会費制を取っていることが多い4つの業種、かつ会費徴収の場面に絞って、それぞれの業種で必要とされやすい機能についてご説明します。

スクール

スクールの会費徴収の際に必要になりやすい機能は「月会費(月謝)以外のお金を単発で回収する機能」です。

スクール、特に子供向けに運営している塾やスポーツスクールの場合、夏休み期間中の夏期講習や合宿、試合に参加するための参加費など、月会費以外のお金を徴収したい場面が多く存在します。

その際、そのお金だけ銀行振込や現金で回収するのは面倒ですよね。

そんな時、会費徴収システムに「月会費(月謝)以外のお金を単発で回収する機能」があれば、そのお金を即時で徴収することや、翌月の月会費と合わせて徴収することができて非常に便利です。

フィットネス・スポーツジム

フィットネス・スポーツジムの会費徴収の際に必要になりやすい機能は「オプション料金の徴収機能」です。

フィットネス・スポーツジムの場合、通常の月会費に加えて月極のロッカー代やドリンクサーバー代といったオプション料金が発生することがあります。

月の請求金額自体を変更することは大抵の会費徴収システムでできますが、どの料金をいくらもらっているというのが一目でわかるように、それぞれのオプション料金を設定できるシステムだとより便利ですよね。

コワーキングスペース

コワーキングスペースの会費徴収の際に必要になりやすい機能は「オプション料金の徴収機能」と「月会費以外のお金を単発で回収する機能」両方です。

コワーキングスペースも、通常の月会費に加えてロッカー代や登記登録料、郵便物の受け取りサービスといったオプション料金が発生しやすい業種です。

また、月会費ではなく使った分だけ請求するドロップイン会員も多く存在するので、利用時間に応じた金額を徴収する機能があればより便利ですね。

協会・学会・ファンクラブ

協会・学会・ファンクラブの会費徴収の際に必要になりやすい機能は「年会費の徴収機能」です。

月会費制で運用するケースが非常に少ない業種ですので、会費徴収システムを探す際は年会費の徴収に対応しているかどうかを必ず確認しましょう。

【2020年最新版】会費徴収システム6選

システム選定に必要なポイントを解説し終えたところで、実際に会費徴収によく利用されているシステムをご紹介します。

それぞれの料金や特徴も記載しておきますので、システム選定に参考ししてみてください。

会費ペイ

会費ペイは、会費制サービスの運営に必要な [入会申込・会員管理・請求・集金・入金管理] を全て一元管理できるのが特徴です。汎用性が高く、フィットネスやスクールを中心に様々な業種で利用されています。

会費徴収だけでなく、その前後の事務作業を全て自動化してくれるので、会員数が多くなってきてもそのまま使い続けることができます。

支払方法はクレジットカードと口座振替どちらも利用可能で、決済が失敗した際も自動で催促を行ってくれます。

スマートロック「akerun」や会計システムの「freee」との連携も可能で、入退館管理や鍵の付与、入金後の経理業務まで自動化することもできます。

料金

初期費用0円
月額費用0円
その他費用システム利用料①/決済金額の3.5%
システム利用料②/1決済当たり100円

機能

月会費の徴収
年会費の徴収
クレジットカード決済
口座振替
コンビニ決済
自動催促
その他特徴的な機能・入会申込フォーム
・会員管理
・会員証発行
・入退館管理
・メール配信
など

シクミネット

shikuminet(シクミネット)について

シクミネットは、同窓会や学会といった年会費制のサービスに特化した会員管理システムです。

入会手続きや会費決済のほかに、月ごとの定例会のようなイベントの管理の機能が充実していることが特徴です。

料金

初期費用200,000円~
月額費用30000円~
その他費用決済手数料
オプション設定によって追加料金あり

機能

月会費の徴収
年会費の徴収
クレジットカード決済
口座振替
コンビニ決済
自動催促
その他特徴的な機能・半年ごとの会費徴収
・イベント参加申込受付
・会員マイページ
・メール配信
など

月額パンダ

月額パンダはクレジットカードや口座振替を利用した自動集金システムです。

クレジットカードの口座振替の両方が利用でき、入会申込フォームも備えているのが特徴です。

料金

初期費用0円
月額費用4,980円
その他費用クレジットカード決済手数料/4.25%
口座振替手数料/100円+0.5%

機能

月会費の徴収
年会費の徴収
クレジットカード決済
口座振替
コンビニ決済
自動催促
その他特徴的な機能・入会申込フォーム
・返金機能
・会員マイページ
・メール配信
など

ROBOT PAYMENT(継続課金(定期課金)システム)

株式会社ROBOT PAYMENTが提供する定期決済システムで、会費徴収にも利用することができます。

支払方法はクレジットカードしか利用できませんが、その分徴収のスパンや無料期間などが細かく設定できるのが特徴です。

料金

初期費用個別見積もり
月額費用個別見積もり
その他費用個別見積もり

機能

月会費の徴収
年会費の徴収
クレジットカード決済
口座振替
コンビニ決済
自動催促
その他特徴的な機能・豊富な徴収スパン設定
・試し期間の指定が可能
・1日単位で決済日の指定が可能
など

Square

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Squareは、レジ機能を備えていることが特徴のシステムです。

メインに機能は店頭での都度決済ですが、オプション機能を利用することで定期的な会費徴収にも対応可能です。

その分、会員管理の機能は存在しないので、物販などをメイン行いつつ会員制のサービスも行う場合などは利用を検討してみても良いでしょう。

料金

初期費用7,980円
月額費用0円
その他費用決済手数料3.25%~
その他オプション料金

機能

月会費の徴収
年会費の徴収
クレジットカード決済
口座振替
コンビニ決済
自動催促
その他特徴的な機能・POSレジ機能を持っている
・売上げの翌営業日に入金可能
・従業員管理
など

会費.com

会費.comは、手軽にカード決済が導入できる会費徴収システムです。

初期費用が発生しないため、安価に導入できることが特徴です。

料金

初期費用0円
月額費用1,000円
その他費用決済手数料5%~
その他オプション料金

機能

月会費の徴収
年会費の徴収
クレジットカード決済
口座振替
コンビニ決済
自動催促
その他特徴的な機能・会員管理
・メール配信
・会員マイページ
など

まとめ

いかがでしたでしょうか?

本記事では、会費徴収システムがどんなものかというところから、業種ごとに必要な機能の説明に加え、会費徴収を便利にしてくれるシステムのご紹介をさせていただきました。

ぜひ、自分に合った会費徴収システムを見つけてみてくださいね。