集金管理を簡単に!もらい忘れや二重請求を防ぐ方法や便利な管理システムをご紹介

自動化

「あの人の今月分の月謝もういただいていたっけ…?」

スクールやフィットネスなどの月額制サービスを運営されている方は、こんな状況を一度は経験したことがあるのではないでしょうか。

サービスを運営する上では様々な事務作業が発生しますが、その中でもかなり煩雑なのが集金状況の管理です。

お金を貰ったかどうかをしっかり管理していないと、無償でサービスを提供してしまったり、逆に2重にお金をもらってしまう可能性もあります。催促するのだってあまりいい気はしません。

とはいえ、ある程度人数が増えてくるとアナログで管理していくのにも限界があります。「あとでエクセルに入力しておこう」と思ってそのまま忘れていた、なんてこともありますよね。

本記事では、そんな方のために集金状況を簡単に管理する方法や、便利な管理システムをご紹介していきます!

集金状況の管理が難しくなるのはどれくらいから?

煩雑とは言っても、集金する相手が少ないうちはそこまで大変ではありません。

現金手渡しでも10人程度であれば口約束も覚えていられますし、簡単なメモを残しておくだけでも管理はできます。

ところが、会員数・生徒数が20名、30名と増えいくとそうはいきません。

支払方法にもよりますが、一般的に全請求のうち10~15%ほどは期日までに支払いが行われず、催促になると言われています。

このあたりから、集金状況の管理がしやすい集金方法を検討する必要が出てくるでしょう。

どんな集金方法があるの?

集金が大変になるのはわかったけれど…それだけだと「じゃあどんな方法を使えばいいの?」となりますよね。

ひとえに集金といっても様々な方法があり、管理のしやすさやコストもそれぞれ違います。

本項目では、月額制サービスで比較的よく使われている集金方法に関して特に管理のしやすさに重点をおいて説明していきます。

月謝袋

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キャッシュレス化が進む現代でも、ピアノ教室やダンス教室など、直接対面するタイプのサービスであれば月謝袋で管理しているということもまだまだ多いです。

メリット

  • コストがかからない
  • キャッシュフローが早い

月謝袋のメリットは何と言っても手数料がかからない点。月謝袋とハンコさえあればいいので、運用し始めるのも簡単です。

また、支払と入金が同時に行われるため、キャッシュフローが最も早いのも大きなメリットです。

デメリット

反面、デメリットも多く

  • 紛失・盗難のリスクがある
  • 子供に現金を預ける心配
  • 支払忘れ・遅れが発生しやすい
  • 集金状況を別途管理する必要がある

といった点があります。

これも、2,30名程度の教室であれば管理しきれますが、100名を超えるような規模になると、月謝袋を集めるだけでも一苦労となり、あまり現実的ではありません。

また、子供が月謝袋を親御さんに渡し忘れるなど、支払忘れも多くなります。

銀行振込

コストをかけずに導入できる支払方法としては銀行振込も有力でしょう。銀行口座さえあればすぐに集金が開始できるため、口座振替などの支払方法を導入するまではとりあえず銀行振込で、という方も多いのではないでしょうか。

メリット

  • 導入にコストがかからず、すぐに集金が始められる
  • 入金の記録がしっかりと残る
  • 子供に現金を持たせる必要が無い

デメリット

  • 入金の確認が煩雑
  • 支払忘れが多い
  • 振込手数料を負担すればコストがかかる

銀行振込による集金で特に大変なのが「振り込まれたお金がどの生徒の月謝なのか」を突き合わせる作業です。

口座名義と生徒の氏名はほとんどの場合で異なるため、誰の口座から振り込まれてくるのかを把握していないと、いったい誰の月謝が振り込まれているのかわからないといった事態が起こりえます。

また、支払うという行為を親御さんが自主的に行わなければいけないので、支払忘れも多い傾向があります。

口座振替

ある程度生徒数や会員数が増えてくると、口座振替を導入するケースが増えてきます。月謝袋や銀行振込と比べ、自動的にお金が引き落とされるようになるのが大きなポイントです。

メリット

  • 支払忘れが減る
  • 集金の作業を行わなくてよくなる

やはり、自動的に集金してくれるようになるというのは大きなメリットです。いちいち月謝袋や振込用紙を配る必要もなくなりますし、支払忘れというのも基本的に発生しません。

会員数が100名を超えてくる頃には導入が必須になってくるのではないでしょうか。

デメリット

  • 入会手続きが煩雑になる
  • 振替が開始されるまでは現金または銀行振込での対応になる
  • 残高不足による引き落とし失敗が発生する

ただし、口座振替を導入すると多くの場合、振替依頼書を扱う必要性が出てきます。入会申込書に加えてさらに書類が増えるため、入会書類の管理はもちろん増えてしまいます。

また、銀行印の捺印を行ってもらう、振替依頼書を金融機関へ郵送するといった、口座振替独自の事務作業は増えてしまいます。

引き落としが開始するのもスムーズに進んで2か月後、印鑑相違や誤字があれば差し戻しとなり、さらに2か月後になる可能性もあるなど、タイムラグがあるのもネックです。

また、支払忘れは無くなるものの、今度は残高不足による引き落としの失敗が発生し始めます。

クレジットカード決済

支払い方法として考えれば最も便利なのがクレジットカード決済です。もちろん月々の自動決済も可能で、口座振替よりも断然簡単に支払方法の登録ができます。

メリット

  • 支払方法の登録が簡単
  • 決済の失敗がほぼ無い
  • WEB上での決済が簡単

クレジットカードのメリットは何と言ってもその便利さです。口座振替は記入・捺印・郵送を行った上で1カ月以上かけて口座登録を行っていましたが、クレジットカード決済であればパソコンやスマートフォンから支払方法を即時で登録することができます。

オンラインスクールなど、入会時に直接会うことができないサービスの場合、WEB上で支払方法が登録できるクレジットカードの導入は必須になるでしょう。

また、与信枠による決済という特性上、引き落としに失敗する確率は口座振替の半分以下です。

デメリット

  • コストがかかる
  • 決済システムの導入が必要

デメリットというデメリットはコスト部分のみですが、他の支払方法に比べれば割高になります。

銀行振り込みが1件200円前後、口座振替が1件100円前後なのに対し、クレジットカードは決済金額の3%~4%ほどが主流ですので、仮に10000円の月謝を決済すると、だいたい300円から400円かかる計算です。

また、誰でもすぐに導入できるというわけでもなく、クレジットカード決済による月謝の支払を導入するためにはなんらかの決済システムを導入、さらにつなぎ込みの開発を行う必要があります。

その他の集金方法

月謝の回収方法としては上記の4種類が主だったものですが、それ以外にも集金に使える方法は存在します。

QRコード決済

PayPayやLINEPayといった、QRコードを使ってお金のやり取りを行うアプリを使う方法です。

ただし、月々の自動決済には対応できていないことが多かったり、アプリの利用者以外は現金や振込で対応せざるを得ないなど、まだまだ課題は多いです。

キャリア決済

携帯料金と合算して支払う方法です。

カードを持っていない人でもWEB上から簡単に支払方法が登録でき、毎月の自動決済にも対応することができます。

ただし、手数料は基も高く、決済金額の6%前後が主流です。システム導入のコストも必要になるため、一般的なスクールなどではあまり導入されていないようです。

システムでまるごと自動化することも

ここまでは集金方法に焦点を当てて説明してきましたが「月額制サービスの事務作業を自動化する」という視点で考えると、世の中には便利なサービスがたくさん存在します。

集金だけでなく、入会手続きや会員情報の管理などまるごと自動化してくれるサービスもありますので、ぜひ検討してみてください。

会費ペイ

会費ペイは、会費制サービスの運営に必要な [入会申込・会員管理・請求・集金・入金管理] を全て一元管理できるのが特徴です。

汎用性が高く、フィットネスやスクールを中心に様々な業種で利用されています。

支払方法はクレジットカードと口座振替どちらも利用可能で、決済が失敗した際も自動で催促を行ってくれるなど、ほとんどの事務作業を自動化してくれます。

スマートロック「akerun」や会計システムの「freee」との連携も可能で、鍵の付与や入金後の経理業務まで自動化することもできます。

料金

初期費用0円
月額費用0円
その他費用システム利用料①/決済金額の3.5%
システム利用料②/1決済当たり100円

FANCLOVE

fanclove_top

FANCLOVEは、月会費制のファンクラブ運営に特化したプロダクトです。

月会費の決済に加え、ファンクラブ専用ページの更新や特典チケットの発行を行うことができます。

料金

初期費用0円
月額費用0円
その他費用売り上げの 8%(携帯キャリア決済の場合は20%)

Comiru(コミル)

Comiru(コミル)は、学習塾向けに提供されている会員管理システムです。

一般的な会員管理や決済機能に加え、親御さんとのコミュニケーション機能や成績管理の機能が充実していることも特徴です。

また、講師側の非常に煩雑な作業である指導報告書の作成も自動化してくれます。

学習塾に特化したシステムなので、5教科(国語・算数/数学・理科・社会・英語)を指導対象としている学習塾であれば一度検討してみると良いでしょう。

料金

初期費用30,000円/教室あたり
50,000円/口座振替利用の場合
月額費用300円/生徒一人あたり
3,000円/口座振替利用の場合
その他費用1.7%~/カード決済手数料
68円/口座振替1件あたり

Coubic

クービックロゴ

Coubicは、使える決済方法はクレジットカードのみですが予約管理の機能に特化していることが特徴です。

定期決済の機能に加え、レッスンの予約が必要なスクールやヨガスタジオなどを中心に導入されています。

レッスン予約の管理が必要な場合は必ずチェックしておくといいでしょう。

料金

初期費用0円~
月額費用0円~
※予約件数に応じて
4,980円/200件まで
19,980円/1000件まで
50,000円/3000件まで
その他費用決済手数料4.9%
その他オプション料金

まとめ

いかがでしたでしょうか?

今回は、月額制サービスを運営していく中でも特に煩雑になりがちな集金に焦点を当てて開設させていただきました。

本記事を読んで、みなさんの運営するサービス内容に合った集金方法を検討してみてください!