スクールやフィットネスジム、コワーキングスペースといった生徒や会員から毎月会費をいただく形態のサービスを運営している場合、月謝や月会費を口座振替で徴収しているということが多いかと思います。
銀行振り込みや月謝袋での徴収と比べて集金や入金確認が容易で便利ですが、反面振替依頼書の取扱いが煩雑だと感じている方も多いのではないでしょうか？
そんな時ぜひ一度検討してほしいのがWEB口座振替です。
本記事では、「会費ペイブログ」を運営している「会費ペイ」チームがあまり聞きなれないWEB口座振替の特徴や導入方法をまとめました。振替依頼書の取扱いをやめたいという方はぜひ一度検討してみてください。
WEB口座振替ってどんなもの？
WEB口座振替はその名の通り、従来振替依頼書で行われていた引き落とし口座の登録をWEB上で行えるようにしたものです。
「それだけか」と思うかもしれませんが、振替依頼書による口座登録が抱えていた様々な問題を解決できるようになっています。
振替依頼書による登録が抱えていた課題
登録完了までのステップが煩雑
口座振替は毎月自動的に相手の口座から引き落としてくれる便利なサービスですが、引き落とし先の口座を登録するために振替依頼書を取り扱う必要があります。
振替依頼書による口座登録の場合
①運営側で所定の振替依頼書を印刷
②引き落としをかけたい会員に手渡しor郵送
③会員は振替依頼書に氏名・口座情報を記入し、口座登録時に利用した印鑑を捺印
④記入・捺印された振替依頼書を運営側で受け取り
⑤内容を確認し、所定の金融機関や決済代行会社へ郵送
⑥郵送から約1～2か月ほどで登録完了
と、非常に煩雑なステップを踏むことになります。
登録完了までにタイムラグがある
さらに、一度の登録で順調に済めばまだいいものの、記入された情報に誤りがあったり、印鑑相違や印鑑のかすれなどで差し戻しになってしまうことも少なくありません。
差し戻しになればまた最初のステップからやり直しになってしまうため、入会から初回の引き落としまでに3か月以上かかってしまいます。
もちろんその間の月謝・月会費は別の方法で徴収する必要があるため、管理の面でもマイナスです。
WEB口座振替の流れ
WEB口座振替を導入することで、煩雑だった口座登録のステップを大幅に省略することができます。
名称からインターネットバンキングでないと利用できないと思われがちですが、一般的な金融機関でも利用可能です！
①口座登録用のURLから収納機関の登録ページへアクセス
②登録したい金融機関を選択
③金融機関ごとの登録ページへ飛び、口座情報や本人確認情報を入力
④即時で登録完了
会員側が画面上で操作を行うだけで完結するため、非常にスピーディに口座登録が完結します。非対面で口座登録を行う場合でも、振替依頼書を郵送する必要もありません。
振替依頼書での登録と違い、登録自体も即時で完了するため、引き落とし開始までのタイムラグもありません。
WEB口座振替を利用する上での注意点
上記の通り非常に便利なWEB口座振替ですが、導入する上で注意しなければいけない点もあります。
WEB口座振替登録に必要な情報が金融機関によって異なる
WEB口座振替は、最終的に金融機関側のシステムから登録を行いますが、その際に求められる本人確認情報は金融機関によって異なります。
キャッシュカードの暗証番号を入力することで登録できるものもあれば、通帳に記帳されている最終残高の入力を求められるケースもあります。
印鑑不要とはいっても、手ぶらで登録できると思っていると思わぬところで躓く可能性がありますので、入会時には身分証と通帳は持参してもらうようにした方が良いでしょう。
WEB口座振替は対応できる金融機関に制限がある
WEB口座振替はまだ新しいサービスなので、全ての金融機関が対応しているわけではありません。
主要な金融機関はほとんど対応しているので、登録できる口座を持っていないということはめったにありませんが、農協や一部の地方銀行がメインで使われている地域では登録できない方が多くなってしまう可能性があります。
対応している金融機関の一覧に関しては、WEB口座振替を提供している決済代行会社や収納代行会社が持っていますので、導入を検討している地域でよく使われている金融機関がカバーされているかチェックするようにしましょう。
WEB口座振替の導入方法
ここからは、WEB口座振替の具体的な導入方法について説明していきます。
WEB口座振替を導入するには、大きく分けて2つの方法があります。１つは決済代行会社・収納代行会社と直接契約を行う方法。もう一つはWEB口座振替の機能を持ったサービスを利用する方法です。
決済代行会社・収納代行会社と契約し、自身でシステムを構築
決済代行会社・収納代行会社と直接契約を行う場合、基本的には自分たちのHPとWEB口座振替のシステムを直接接続する形になります。
自身のHPに合わせたカスタマイズを行うことも可能ですが、システムの構築は自身で行うか、別途HP制作会社等に依頼する必要があります。
導入にかかる初期費用や手数料、導入までの期間は各会社ごとに異なります。
以下にWEB口座振替を提供している決済代行会社・収納代行会社をピックアップしてあるので、いくつかの会社に見積もりを依頼することをお勧めします。
株式会社メタップスペイメント
ベリトランス株式会社
株式会社ゼウス
株式会社アプラス
WEB口座振替機能が含まれたサービスの利用
決済代行会社と直接契約を行う場合、自分たちが運営するサービスとの接続・開発が必要になる分、どうしても初期のコストが高くなりがちですが、世の中にはWEB口座振替の機能を持ったパッケージ型のサービスも存在します。
こちらであれば、開発不要でWEB口座振替を含む様々な機能を気軽に導入できます。
WEB口座振替が利用できるサービスについて、よく利用されているものをピックアップして以下にご紹介します。
会費ペイ
会費ペイは、会費制サービスの運営に必要な [入会申込・会員管理・請求・集金・入金管理] を全て一元管理できるのが特徴です。汎用性が高く、フィットネスやスクールを中心に様々な業種で利用されています。
WEB口座振替はもちろん、5ブランド全てのクレジットカードも利用可能で、決済が失敗した際も自動で催促を行ってくれます。
スマートロック「akerun」や会計システムの「freee」との連携も可能で、入退館管理や鍵の付与、入金後の経理業務まで自動化することもできます。
・料金
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 0円 |
| その他費用 | システム利用料①/決済金額の3.5% システム利用料②/1決済当たり100円 |
月額パンダ
月額パンダはクレジットカードや口座振替を利用した自動集金システムです。
WEB口座振替に加えて、JCB以外のクレジットカードが利用でき、入会申込フォームも備えているのが特徴です。
料金
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 4,980円 |
| その他費用 | クレジットカード決済手数料/4.25% 口座振替手数料/100円+0.5% |
シクミネット
シクミネットは、同窓会や学会といった年会費制のサービスに特化した会員管理システムです。
入会手続きや会費決済のほかに、月ごとの定例会のようなイベントの管理や会員専用の掲示板といったコミュニティ運営をサポートする機能が充実していることが特徴です。
・料金
| 初期費用 | 200,000円~ |
| 月額費用 | 30000円~ |
| その他費用 | 決済手数料 オプション設定によって追加料金あり |
『WEB口座振替とは？振替依頼書が不要って本当？通常の口座振替との違いや導入方法を解説』まとめ
いかがでしたでしょうか？
本記事では、WEB口座振替の特徴や導入方法、WEB口座振替の機能を持ったサービスについて説明させていただきました。
振替依頼書の取扱いをやめたいという方、本記事を参考にWEB口座振替の導入をぜひ検討してみてください。