フィットネスジムやスクールといった会費制のビジネスを運営していると、どうしても悩みの種になるのが会費の集金方法です。
未納を防ぎつつ、できるだけ手間をかけずに集金していきたいとうのは誰しもが思う所ではないでしょうか？
そこで今回は、会費の集金にはどのような方法があるのか、そしてそれぞれの方法にはどんな特徴があるのかという点を説明させていただきます。
本記事を参考に、ご自身に合った集金方法を検討してみてくださいね。
会費の集金に使える4つの方法
まずは、会費の集金に使える手段はどんなものがあるのか？それぞれどんなメリットやデメリットがあるのかについて解説していきます。
現金で集金する
もっとも手軽な集金方法として古くから使われている方法です。
月末や月初のタイミングで会員に現金を持参してもらう方法で、管理のために月謝袋を利用することもあります。
メリット
特別な準備が必要なく、会員に金額の通知さえできればすぐに集金が開始できるのが魅力です。
特に手続きも必要ないので高齢者や子供でも理解しやすく、月謝袋を利用する場合中に手紙を入れておけば連絡帳代わりにもなります。
また決済の瞬間と事業者にお金が入ってくるタイミングが同時なので、キャッシュフローが非常に速いのも大きなメリットです。
デメリット
最も手軽ですが、その分管理の手間もかかってしまう点が大きなデメリットです。
「誰からいくらもらわなければいけないのか？」「未回収分はないか？」というのは別途名簿を作成して管理する必要がある上、封入されている金額が正しいかを都度確認する必要もあるなど、回収に関わる業務がとにかく煩雑になりがちです。
また、生徒が直接持ってくるという特性上支払い忘れも多くなりがちなため、催促の業務も発生しやすくなりますし、防犯を考えて子供に現金を持ち歩かせたくないという方も非常に多いです。
銀行振込で集金する
毎月の会費を指定した口座に振り込んでもらう方法です。
オンラインサロンやオンラインスクールなど、活動の際に直接対面することが少ない場合はこちらが最も手軽な方法になります。
メリット
現金による集金と同じく、銀行口座さえ持っていればすぐに回収が開始できる手軽さが魅力で、現金に比べると、誰からいくら振り込まれたのかが明確に残るのもポイントです。
また、振込手数料を支払う側に負担してもらえば、事業者側のコストは基本的に0円である点も大きなメリットです。
支払い忘れがあった際も、次に対面するタイミングを待つことなく催促ができる点も、現金による集金と比べるとプラスになります。
デメリット
「誰からいくら振り込まれたのか」というのは通帳に記帳された情報をもとに1件1件確認していくしかありません。家族名義の口座を使っているといった理由で会員の名前と口座名義が違う場合も多く、確認作業にはかなりの手間がかかってしまいます。
また、現金による集金と同じく、会員側が支払いのアクションを行わなければならないため、支払い忘れが発生しやすいデメリットもあります。
口座振替で集金する
事前に会員の銀行口座を登録し、自動的に会費を引き落としていく方法です。
口座振替の仕組みに関しては以下のページでも詳しく解説していますので、気になる方は読んでみてください！
メリット
一度登録さえ完了すれば集金が自動的に行われるのが大きな魅力です。現金や銀行振込による集金と違って会員が支払いのアクションをする必要がないので、支払い忘れがかなり減少します。
また、支払い状況も口座振替の管理画面からすぐにわかるので、入金確認も大幅に楽になります。
デメリット
登録が完了すればあとは楽ですが、最初に口座を登録するのは少し手間がかかります。生徒の口座を登録するたびに振替依頼書と呼ばれる登録用の紙に口座情報を記入の上、銀行印を捺印してもらう必要があります。
登録完了までも2か月程度必要で、その間は別の方法で集金する必要がある上、銀行印の相違や誤字などがあれば差し戻しとなり最初からやり直しになってしまうこともあります。
また、1回の引き落としで100円程度の手数料が発生するため、事業者側コストがかかるようになります。
クレジットカード決済で集金する
会員のカード情報を事前に登録し、自動的に会費を決済していく方法です。
事前に支払情報を登録してその後自動的に集金していくという流れは口座振替と同じですが、扱いやすさに関しては大きな差があります。
メリット
口座振替と同じように自動的に会費の集金ができる上に、WEB上で支払い方法を即時に登録できるため、口座振替の際にネックになった最初の登録の煩雑さというデメリットが解消されています。
決済の失敗率も非常に低く(当社が運営する会費ペイでの失敗率は平均4%ほど)、未収金の管理やお客様への催促といった手間が最も少ないことも大きなメリットと言えるでしょう。
ネットショッピングなどで手慣れた操作で登録を行うことができるため、ユーザー側にもメリットがあります。
デメリット
デメリットはコストの増加です。
利便性という意味では最も優れた方法ですが、初期費用や維持費、決済手数料といった料金がかかり、1決済あたりのコストは口座振替より高額になります。
一般的にカード決済の手数料は決済金額の3.5%ほどとなっているため、仮に月の会費が10,000円だとすると手数料は約350円と、口座振替と比べて大きくコストアップすることになります。
集金に使えるシステム
ここまでは集金に使える決済方法をご紹介していきましたが、世の中には会費の集金をより便利にしてくれるシステムも存在します。
当社が運営する会費ペイもその一つ。
便利なクレジットカードによる定期決済に加え口座振替も使用可能で、口座登録もWEB上で行うことが可能です。
また、入会手続きや会員管理といった集金以外の部分も自動化してくれるので、会費制ビジネスの運営が非常に便利になります。
会費ペイ
会費ペイは、会費制サービスの運営に必要な [入会申込・会員管理・請求・集金・入金管理] を全て一元管理できるのが特徴です。汎用性が高く、フィットネスやスクールを中心に様々な業種で利用されています。
会費徴収だけでなく、その前後の事務作業を全て自動化してくれるので、会員数が多くなってきてもそのまま使い続けることができます。
支払方法はクレジットカードと口座振替どちらも利用可能で、決済が失敗した際も自動で催促を行ってくれます。
スマートロック「akerun」や会計システムの「freee」との連携も可能で、入退館管理や鍵の付与、入金後の経理業務まで自動化することもできます。
料金
| 初期費用 | 0円 |
| 月額費用 | 0円 |
| その他費用 | システム利用料①/決済金額の3.5% システム利用料②/1決済当たり100円 |
機能
| 月会費の徴収 | 〇 |
| 年会費の徴収 | 〇 |
| クレジットカード決済 | 〇 |
| 口座振替 | 〇 |
| コンビニ決済 | 〇 |
| 自動催促 | 〇 |
| その他特徴的な機能 | ・入会申込フォーム ・会員管理 ・会員証発行 ・入退館管理 ・メール配信 など |
会費ペイ以外の集金システムも以下の記事でわかりやすくまとめていますので、ぜひ参考にしてみてください。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
会費の集金にはどのような方法があるのか、そしてそれぞれの方法にはどんな特徴があるのかという点を説明させていただきました。
本記事を参考に、ご自身に合った集金方法を検討してみてくださいね。