イベント運営において、イベント主催者は参加者管理やチケット販売、受付といった多岐にわたる課題を効率的に解決する必要があります。ここでキーとなるのがイベント受付システムです。このシステムは運営をスムーズにし、時間とリソースの節約に貢献します。また、参加者データの活用により、マーケティング活動も効率化することができます。本記事では、2024年におすすめのイベント受付システムを5つ厳選し、効率的で効果的なイベント運営のための情報について詳しく解説します。
イベント受付システムとは？
イベント受付システムは、イベント主催者が抱える様々な課題を解決するデジタルツールです。イベントの企画から運営、終了後のフォローアップに至るまで、主催者の手間を大幅に削減することが可能です。システムの導入は、効率的な参加者管理、スムーズなチケット販売、当日の円滑な受付運営など、イベント成功のためのキープロセスをサポートします。イベント受付システムは、主催者の負担軽減をすることで、イベントの質を高め、主催者がより集中してイベント運営に取り組める環境を提供します。
イベント受付システムの基本的な機能
イベント受付システムには、以下のような基本的な機能が含まれます。
イベント告知と集客
イベント情報検索のポータルとして、イベントの告知と集客を支援します。主催者はシステムを通じてイベント情報を広く拡散し、ターゲットにリーチすることができます。
参加者登録の自動化
オンラインで簡単に参加者を登録し、管理することが可能。これにより、手作業による登録エラーやデータの不整合を防ぎます。
チケット販売と管理
チケットのオンライン販売、発行、および参加者情報の確認が行え、売り上げ管理も簡単。さまざまな支払いオプションに対応し、参加者の利便性を高めます。
効率的な当日の受付
QRコードを使用したチェックインなど、当日の受付を迅速かつ効率的に行えます。これにより、長い待ち行列を避け、参加者の満足度を向上させることができます。
データ収集と分析
参加者のデータを収集し、後のマーケティング戦略や将来のイベント計画に活かせます。参加者の動向や好みを理解することで、よりターゲットに合ったイベントを企画することが可能です。
イベント受付システムを導入するメリット
イベント受付システムの導入は、イベント主催者にとって多くのメリットをもたらします。ここでは、その主なメリットを詳しく掘り下げます。
事務作業の効率化
イベント受付システムは、手作業による事務作業を大幅に減少させます。参加者登録、チケットの販売・配布、当日の受付などが自動化されることで、イベントの準備と運営にかかる時間が大きく削減されます。
人為的ミスの削減
手動でのデータ入力や管理に比べて、システムを利用することで情報の正確性が保たれ、ミスが減少します。これは、参加者情報の正確な管理の向上に直結します。
リアルタイムデータの提供
参加者の申込や入金に関するデータをリアルタイムで収集し、分析することが可能です。この情報は、マーケティング戦略の最適化や将来のイベント計画に役立つ情報を提供します。
セキュリティの強化
顧客データの保護とプライバシーの厳守は、今日のイベント運営において極めて重要です。多くの受付システムは、データを安全に保管し、最新のセキュリティ基準に準拠しています。
コスト削減
長期的に見ると、イベント受付システムは運営コストを削減します。初期投資により、将来的に人件費、印刷費、郵送費などの削減が期待できます。
これらのメリットは、イベント受付システムがイベント運営において単なるツール以上の価値を提供することを示しています。効率化、データ活用、参加者満足度の向上という点で、イベント運営の質を根本から高めることができます。
イベント受付システムの選び方
イベント受付システムを選ぶ際には、イベントの種類や規模、参加者の特性を考慮することが重要です。また、予算や必要な機能、操作性も重要な選定基準です。適切な受付システムの選択は、イベントの成功を左右するため、この記事で紹介したシステムを参考に、2024年に最適なシステムを見つけましょう。
おすすめイベント受付システム5選
2024年において、特に注目すべきイベント受付システムを5つ選定しました。それぞれのサービスの特徴について紹介します。
イベントペイ
イベントペイはメタップスペイメントが運営する申込受付、参加費決済、参加者情報管理システムです。
学会・セミナー・スポーツ・スクール・その他イベントの運営に最適なシステムで、申込受付から参加費の徴収・催促まで自動化することができます。参加者情報管理システムやメール配信機能も標準装備されているので、マーケティング活動も効率化できます。初期費用・月額費用は無料、システム利用料は3.5％のみで利用することができます。
イベントペイの特徴は以下の通りです。
- 1度きりのイベント申込も簡単。イベント告知・集客のポータルはありませんが、参加者は面倒な会員登録やアプリも不要でイベント申込が可能。
- リアルタイムで申込状況・入金状況の確認が可能
- 申込・決済完了時の自動メール配信や次回イベントの告知・リマインドなどの手動メール配信が可能
- 有人のオペレーターがイベント参加者様の質問をサポート
イベントペイは単発イベントを運営する主催者にとって、業務効率化やコスト削減に効果的なシステムです。申込受付から参加費の徴収・催促まで自動化できるので、人件費や手間をかけずにイベントを運営することができます。
イベントペイは2,500以上の加盟店実績があり、学会・セミナー・スポーツ・スクール・その他イベントを運営する主催者に多く利用されています。イベントペイを導入することで、業務効率化やコスト削減、参加者情報管理やマーケティング活動の効率化を実現することができます。
Peatix
Peatixは様々なシーンで活用できるイベント・コミュニティ管理サービスを提供しています。アメリカに本社を置き、日本をはじめ、アメリカ、シンガポール、マレーシア、香港等27カ国で多くのユーザーに支持されています。
Peatixの特徴は以下の通りです。
- イベント告知集客
- 決済方法が豊富
- グループ(コミュニティ)機能
- モバイルアプリケーション対応
Peatixは、小規模なミーティングから大規模なコンサートやフェスティバルまで、あらゆるタイプのイベントに適したサービスを提供しています。イベント告知集客、決済方法が豊富、グループ(コミュニティ)機能、モバイルアプリケーション対応などの特徴があります。
E-VE!
E-VE!は株式会社フラッグシステムが提供するイベント受付システムです。自治体、ハイブリッド、社内研修、セミナー、学校、オンラインなど様々なシーンで活用されています。
E-VE!の特徴は以下の通りです。
- QRコード受付
- 簡単フォーム作成
- フォーム送信時の登録不要
- 決済方法が豊富
E-VE!は、プランによって初期費用・月額費用が異なりますが、30日間無料体験も提供しています。
LIVEPOCKET
LIVEPOCKETはエイベックス・ライヴ・クリエイティヴ株式会社が提供するイベント受付システムです。
主に音楽やライブイベントに特化した、アーティストやパフォーマーに焦点を当てたユニークな機能を提供しています。
LIVEPOCKETの特徴は以下の通りです。
- チケットの即日販売が可能
- チケットの入金確認・催促が自動化
- 決済方法が豊富
- 限定販売
LIVEPOCKETは、すぐに販売開始したい方、コストを抑えてチケット販売を開始したい方に最適なサービスです。
PASSMARKET
PASSMARKETはLINEヤフー株式会社が提供するイベント受付システムです。個人から法人まで幅広く利用することが可能で、施設の入場券などにも利用されています。
PASSMARKETの特徴は以下の通りです。
- チケットの即日販売が可能
- 決済方法が豊富
- 安全なセキュリティ体制
- Yahoo! JAPANブランドによる集客
PASSMARKETは、すぐに販売開始したい方、コストを抑えてチケット販売を開始したい方に最適なサービスです。
まとめ
イベント受付システムは、主催者の負担を大きく軽減してくれる有益なシステムです。主要なシステムには、イベントペイ、Peatix、E-VE!、LIVEPOCKET、PASSMARKETなどがあり、それぞれが異なる特長とシステムを提供しています。主催者のニーズに合ったシステムを選ぶことで業務の効率化を実現し、より集中してイベント運営に取り組むことが可能となります。
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イベントペイは決済だけでなく 「申込受付」「参加者情報管理」「領収書発行」といったイベント運営に付随する事務業務を自動化し、イベント主催者が本当に注力すべき業務に集中できる環境作りを行っています。
また「Zoom」と連携が可能でオンラインイベント、ハイブリッド型イベントでの利用、「WEBチケット（電子もぎり・QRチケット）」の利用でリアルイベントの入場管理も自動化することができます。