パーソナルジムやスクール運営において、会員とのスケジュール管理・調整は欠かせません。会員や利用者が少ないうちは、口頭・電話・メールなどでスケジュールを調整し、カレンダーやExcel・スプレッドシートで管理を行う店舗も少なくありません。しかし、会員や利用者の増加に伴い管理が複雑化すると、手間がかかるうえに会員満足度の低下に繋がるリスクがあります。
これらの問題解決として、Square、ChoiceRESERVE、STORESなどの予約システムの導入が挙げられます。会員がシステムからスケジュール調整ができるようになり、店にとっては調整業務を削減し、顧客満足度の向上につながります。
これらのプロダクトは無料プランや期間はあるものの、本格的に使おうと思うと月額が数千円から数万円かかります。これは小規模な店舗の売上からするとかなり大きな投資になってしまいます。
そこで、コストを抑えて予約システムを導入したい方に、2023年7月にリリースされた「予約スケジュール」という機能をご紹介します。
本記事では、予約スケジュールを活用してGoogle カレンダーを無料の予約システムとして利用する方法を詳しく解説していきます。
Google カレンダーでの予約システム構築・利用手順
①Googleアカウントの作成
まずはGoogleアカウント作成ページにアクセスして、Googleアカウントを作成しましょう。アカウントは氏名・生年月日・メールアドレス設定・パスワード設定をすること無料で作成することが可能です。
1.姓・名を入力し「次へ」ボタンを押す
2.生年月日・性別を入力し「次へ」ボタンを押す
3．アドレスを選択あるいは任意のアドレスを入力し、「次へ」ボタンを押す
4.設定用パスワードと確認用パスワードを入力し、「次へ」ボタンを押す
※設定用パスワードと確認用パスワードは一致している必要があります
5.アカウントの名称とメールアドレスを確認し、「次へ」ボタンを押す
②Googleカレンダーで「予約スケジュール」を作成
1.アカウント作成後、Google アプリアイコン（画面右上の9つの点のアイコン）をクリックし、Google カレンダーを選択します。
2.左上の「＋作成」から、「予約スケジュール」を選択します。
3.予約の名称を入力、予約受付時間を選択します。
例：パーソナルトレーニング予約【●●●パーソナルジム〇〇トレーナー】
ピアノレッスン予約【□□□ミュージックスクール】
※既に予定が入っている時間帯は会員側は予約不可となるよう設定も可能です。
③会員への案内
1.予約用のURLをメールやLINE、SMSなどの連絡ツールで共有します。
会員はURLをクリックすることで予約ページにアクセスすることが可能です。
2.予約用のURLを確認することで、会員は事業者の空き時間を確認することが可能です。
3.希望日時をクリックした後、氏名とメールアドレスを入力し、「予約」のボタンを押すことで予約が完了します。
③予約の確認方法
1.予約が入ると、会員・事業者側に予約確定の旨のメールが自動送信されます。
このメールで、会員・事業者側は予約が確定したことを確認できます。
2.自動でGoogleカレンダーに反映されるので、ダブルブッキングを防ぐことも可能です。
Google カレンダー「予約スケジュール」利用例
・パーソナルジムでのトレーニング予約
パーソナルジムでは、担当トレーナーと会員間の1対1で次回のパーソナルトレーニング日時が決定しますが、セッション終了時に次回の予定が不透明な場合はLINEやメール、電話などで後日直接連絡を取る必要があります。
・ピアノ教室でのレッスン予約
ピアノ教室では、講師と生徒の間で1対1のレッスンが行われますが、レッスンの予約は生徒の保護者と連絡を必要性があります、その為、後日LINEやメール、電話で直接連絡を取る必要があります。
Googleカレンダーの予約URLを会員に共有しておくことで、会員側はトレーナーや講師の空き時間を直接の連絡なく確認し、パーソナルトレーニングやピアノレッスンのオンライン予約が可能となります。
担当トレーナー・講師は予定をダブルブッキングすることなく、オンラインで予約を受付しパーソナルトレーニングやピアノのレッスンスケジュールを確定することが可能となります。
・注意点
Google カレンダーは1対1の予約には最適ですが、集団レッスンなどの1対複数の予約管理には不向きです。1対複数の予約を管理したい場合は他のオンライン予約システムの利用を検討しても良いでしょう。
まとめ
パーソナルジムやスクールでは、効率的な予約管理が運営の成功に不可欠です。Google カレンダーを無料の予約システムとして活用することで、初期コストや月額費用を抑えつつ煩雑なスケジュール調整を効率化させることが可能となります。
事業者側は、オンライン上でリアルタイムに予約状況を確認でき、ダブルブッキングのリスクを減らすことができます。これにより、顧客対応にも余裕を持ち、サービスの質を向上させることができます。
会員にとっても、Google カレンダーは便利なツールです。予約の自由度が高まることで、会員は自分のスケジュールを簡単かつ自由に管理することが可能になります。
この記事で紹介したように、Google カレンダーの効果的な活用は、パーソナルジムやスクールの運営をスムーズかつ効率的に行うための重要な手段です。予約システムの最適化により、顧客満足度の向上とビジネスの成長を促進できます。