英会話教室や学習塾、プログラミングスクールなどの開業を考えている皆様は、「開業までにどんな書類を準備しなくてはいけないの？」という悩みを抱えているのではないでしょうか？
この記事では、英会話教室や学習塾、プログラミングスクールなどのスクール系ビジネスで必要となる『入会申込書』について、記入項目の設定や入会申込の受付方法などを説明しています。また、エクセルテンプレートの無料ダウンロードもできますので、ぜひ最後までお読みください。
スクール系ビジネスの運営で準備が必要な書類とは？
スクール系ビジネスでは、体験レッスンの申込、入会申込、レッスンの提供、料金の請求という流れが一般的になっています。
このような一連の流れの中で必要になる書類・様式には、以下のようなものが挙げられます。
- 入会申込書
- 会員規約
- レッスンカレンダー
- 会員管理表
- 予約管理表・出欠管理表
- レッスン・学習進捗管理表
- 請求書・領収書
- 現金出納帳
この記事では、『入会申込書』に関してご紹介していますので、その他の書類・様式については関連記事をご覧ください。
スクール系ビジネスの入会申込書の項目とは？
それでは、一般的なスクール系ビジネスの入会申込書の項目の例をご紹介します。
それぞれのスクールの方針や知りたいことに合わせて、以下のような項目から、追加や削除を行い、入会申込書のフォーマットを決定することになります。
顧客の基本情報
お客様の基本情報を記入する欄を設けます。
基本情報には、「氏名」、「フリガナ」、「住所」、「電話番号」、「メールアドレス」、「年齢・学年」、「学校・勤務先」、「（未成年の場合の）保護者氏名」、「（未成年の場合の）保護者住所」、「（未成年の場合の）保護者の電話番号」などが挙げられます。
コース・目的
そのスクールで提供するレッスンのコースや利用目的を選択できるように選択肢を設けます。
経験等
レッスンに関して、これまでの経験を記入・選択する欄を設けます。例えば、子供向けの学習塾や英会話教室でしたら、「未経験」、「学校等の授業で学習している」、「学校等以外の塾・スクール等で学習したことがある」などの選択肢を設け、レベルを把握するための情報を記入する備考欄も設けると良いでしょう。
希望の曜日・時間帯
お客様のレッスンの希望時間を確認するための選択肢や記入欄を設けます。
個別レッスンの場合は、曜日と時間帯を記入できるようにして、第一希望から第三希望までの記入欄を設けるのが良いでしょう。
グループレッスンの場合は、レッスンを提供する曜日・時間帯・コースが決まっているので、その中からお客様が選んだ日時・コースを記入する欄を設けます。
入会の動機・きっかけ
今後のスクール運営に役立てるために、お客様がスクールのことを知っていただいた媒体や経緯について記入する欄を設けると良いでしょう。
個人情報の取り扱い
入会申込書には個人情報を記入していただくことになるので、個人情報の取り扱いについて説明し、同意を得る必要があります。
個人情報の『利用目的』、『第三者提供』、『開示請求』について記入するとともに、運営会社等の方針等も記入すると良いでしょう。
日付・署名等
入会申込書は、記入者の申し込みの意思を確認するために、申込日と署名（本人と保護者）を記入する欄を設けます。
スクール系ビジネスの入会申込を教室・スクールの受付で行うデメリット
スクール系ビジネスの入会申込の受付方法は、オンライン（ホームページ等）とオフライン（教室の受付等）で行う場合に分けられます。特にオンラインの入会申込方法が普及していることから、ここでは、オフライン（教室の受付等）で行う場合のデメリットと合わせてオンライン（ホームページ等）で行う場合のメリットについて見ていきましょう。
オフライン（教室・スクールの受付）で行う場合のデメリット
- 申込者は、教室・スクールの受付可能時間に現地に行って手続きをしなくてはいけない。オンラインの場合は、いつでも（夜間・休日でも）自宅等から申込ができる。
- スクール系ビジネスでは体験レッスン等を通して、スクールやレッスンのことを知っていただき、申し込みをしていただくケースが多いので、「申込のためだけに現地に来ていただくこと」は、お客様の負担になる。
- 入会申込書の記載内容に不備があった場合、最初から書き直してもらわなくてはいけない場合がある。オンラインの場合は入力ミスが減り、入力ミスがあった場合でも、入力内容を修正することで対応できる。
- 入会申込書に記載された内容を、別の会員管理システムやファイル等に転記しなくてはいけない。オンラインの場合、入力した内容が会員管理システム等に反映させることができるので転記作業の負担・ミスが減る。
スクール系ビジネスの入会申込書をホームページに設置する（入会をオンラインで行う）方法
オンラインで入会申込を行う場合でも、いくつかの方法が考えられます。そのひとつにPDFファイルをホームページに設置し、ダウンロードして記入するような方法がありますが、この方法では、オンラインですべてを完結することはできません。
ここでは、ホームページ上で入会申込が完結するための方法とおすすめのシステムについて詳しくご紹介していきます。
会員管理システムを利用する。
オンラインで入会申込を完結させるためには、会員管理システムを導入して、ホームページに入会申込の機能を設置することになります。
会員管理システムには、様々な機能が付いていて、機能の豊富さや使い勝手の良さ、料金などを比較して導入するサービスを決めましょう。
入会申込から会費の請求管理までできる会費ペイがおすすめ！
会員管理システムの導入を検討している方には、『会費ペイ』がおすすめです！
入会申込の受付機能をはじめ、会員情報の管理、支払方法の登録機能、月謝等の請求機能、入金管理から未収金の自動催促までなど、スクール系ビジネスを運営するために必要な機能が揃っています。
受付・会員管理・請求・入金管理などの事務業務に関わる負担とミスを減らし、効率化を図るためには、『会費ペイ』のようなシステムを導入するのが良いでしょう。
スクール系ビジネスの入会申込書のテンプレートを無料ダウンロード
スクール系ビジネスの入会申込書のテンプレート・フォーマットファイルはこちらから無料でダウンロードすることができます。
※本テンプレートはあくまで参考です。利用される場合は運営実態に合わせた修正が必要となりますので、ご自身の責任においてご利用ください。内容及び利用につきましては、当社では一切の責任を負いかねます。以上をご承諾いただけない場合はご利用をお控えください。
まとめ
スクール系ビジネスの入会申込書の項目や入会申込の受付方法について説明してきましたが、いかがでしたか？
スクールを運営する皆様にとっても、利用する人にとっても、オンラインの入会申込システムがあるととても便利です。また、オンラインでの入会申込を行っているスクールが増えていることから、利用希望者が離脱してしまうことは避けたいところです。
ここでご紹介した内容を参考に、皆様が必要とする機能を備えている会員管理システムを選びましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。
