月謝の管理を簡単に!口座振替やシステムを導入すべきタイミングは?

自動化

学習塾や各種スクールを運営していると、どうしても悩みの種になるのが月謝の管理方法。

生徒に月謝袋で持ってきてもらう方法や保護者の方から銀行振込で入金してもらう方法が一般的ですが、生徒の数が増えていくとどうしても管理しきれなくなってきます。

月謝袋で運用しているところでは、先生がお金の管理もしていることがほとんどです。授業やレッスン開始のギリギリで渡されたり、何人かから一気に渡されたりするとしっかり確認することもままなりません。

誰からいつ分の月謝を受け取っているのかを管理するだけなら、アナログな管理方法でもなんとかなりますが、何か月分かまとめて払う人や、支払いが遅れている人がいると管理がどんどん煩雑になっていきます。

月末に入金確認や未収金の催促をしてると「こんな事務作業、もっと簡単に自動でやってくれればいいのに…」と思いますよね。 本記事では、月謝の管理にうんざりしている皆さまに向けて、月謝の管理を簡単にする方法やサービスをご紹介していきます!

生徒数が50人を超えると現金管理は厳しい

月謝の管理は生徒数が増えれば増えるほど、管理が難しくなっていきます。現実的に考えると生徒数が50人を超えると現金だけで月謝の管理をしていくのは難しいでしょう。

「いつ」「誰から」「いくら」支払ってもらったかを記入していくだけでもとても労力がかかります。

特に月謝袋での管理や、銀行振り込みでの支払いであっても記入漏れや確認漏れなどが発生することが考えられます。

月謝袋での管理はどうしても限界がある

月謝袋での管理は月謝袋自体への記入と、管理しているシステムなどへの記入の2度手間が発生します。また、月謝袋の返却の必要もあり、月謝袋自身への管理も必要となります。

生徒数が少ないうちは問題ないかもしれませんが、人数が多くなると管理をしっかり行うことは難しくなるでしょう。

また、以下のようなデメリットもあります。

金額の確認をいちいち行うのは面倒

月謝袋で管理をする場合、月謝袋に入っている金額が本当に正しいか、確認をする必要があります。加入しているコースによって金額が異なる場合などは、一人ひとり金額を確認しなければなりません。

紛失があった場合に再度支払ってもらうのは難しい

月謝袋を紛失してしまった場合、まだ支払ってもらっていないか、すでに支払い済みなのかを証明するのが難しく、トラブルの原因になる可能性があります。

すでに支払い済みであれば問題ありませんが、まだ支払ってもらっていない場合、再度支払いを依頼するのは、払った払っていないの問題につながるでしょう。現金管理が杜撰という不安な印象を与える可能性もあります。

子供に大金を持たせるリスクも

月謝袋を子供が持ってきて支払いをする場合、金額が大きくなればなるほど紛失のリスクや、盗難のリスクなども付きまといます。保護者の方も子供にお金を持たせることに不安を覚える方もいらっしゃいます。

銀行振込も入金確認が非常に面倒      

銀行振込で月謝の管理を行う場合、月謝袋のように紛失する危険性などはありませんが、入金の確認などが非常に面倒です。入金までにタイムラグが発生したり、金額が異なったりなど確認するべき点が多いので注意が必要です。

名義と金額を1件ずつ確認する必要がある

月謝の管理を銀行振込で行うと、現金の管理をする必要性はなくなりますが、その代わり名義の確認と金額を1件ずつ確認する必要があります。

特に入会者の名前と名義が異なる場合は、直接ご本人に確認する必要があり、とても手間がかかることになります。また、金額に間違いがないかそれぞれ個人の申し込み内容を確認する必要があるため、時間がかかるでしょう。

定期決済を導入すれば、請求や入金が一気に楽に          

もし月謝の管理を定期決済のシステムを導入して行えば、請求や入金は月謝袋での管理や銀行振込に比べると格段に楽になります。システムで顧客を管理することができるので、一人ひとり申し込み内容を確認して、入金額といちいち突き合わせる必要もなくなります。自動的に請求もしてくれるので、何より手間がかかりません。

定期決済は何を導入すればいい?                    

月謝の管理には定期決済システムがとても便利ですが、どんな定期決済を導入すればいいか悩む方も多いのではないでしょうか。定期決済は口座振替かクレジットカード決済を選ぶことが可能です。どちらでも非常に便利なシステムになりますので、それぞれのメリットを踏まえ、どちらを導入するべきか検討してみてはいかがでしょうか。

口座振替の導入で入金状況が一目瞭然            

口座振替の場合、導入すると入金状況がシステムから一目で分かるようになります。もし定期決済システムを導入せずに月謝を管理している場合、通帳を見てそれぞれ入金金額や名前を確認しなければならず、誰が支払えていないのかなど確認するには、とても時間が掛かることになります。その点、口座振替を導入すると引き落としができなかった方もすぐに分かるので非常に便利です。

管理画面から確認すれば決済結果が一目でわかる

口座振替の定期決済システムを導入すると、管理画面から決済結果が一目で分かるようになっています。万が一、残高不足で引き落としができなかった方もすぐに把握することが可能です。1つ1つ突き合わせる必要がないので、時間の短縮にもつながります。

クレジットカード決済を導入することも    

定期決済システムを導入すると月謝の支払いをクレジットカード決済にして、管理することも可能です。最近ではクレジットカードでの支払いでポイントを貯めたいという方も多いため、おすすめの決済方法の1つです。特にクレジットカード決済の場合は支払方法の登録が簡単で、引き落としの失敗がほとんどないため、より確実に支払っていただくことが可能です。

支払方法の登録が簡単

クレジットカード決済の場合、支払方法の登録が必要に簡単なのも特徴の一つです。カードリーダーに通すだけで登録を行うことも可能ですし、WEBからカード番号を記入いただいて登録を行うこともできます。

引き落としが失敗することもほとんどない

口座振替での決済とは異なり、クレジットカード決済の場合、引き落としに失敗することがほとんどないため、確実に月謝の支払いを行っていただくことが可能です。

顧客管理システムはいつ導入すべき?

顧客管理システムは早くから導入することをおすすめします。導入してみると今までの時間は何だったのかと思うほど、便利に感じることでしょう。また、顧客の数が増えてから再度顧客管理システムに登録しなおすのは少々手間がかかります。できる限り早く導入を検討してみてはいかがでしょうか。                          

紙の申込書とエクセルでの管理は100名が限界             

現在顧客の管理を神の申込書やエクセルで管理している場合、多くても100名程度が限界ではないでしょうか。顧客管理システムで管理していれば、名前を検索するだけでその方の情報が一目で分かりますし、全ての情報を見ることが可能です。また、間違って情報を消してしまうといったことも防げます。

全てが一つにまとまったサービスも      

ご紹介した定期決済のシステムや顧客管理のシステムはとても便利ですが、両方兼ね備えたサービスを利用したいと思う方も多いのではないでしょうか。実はこれらのサービスを1つにまとめて、提供してくれる会社もあります。その中でも特にお勧めなのが「会費ペイ」と「コミル」です。

会費ペイ

会費ペイは入会申込、顧客管理、請求管理、決済など全てを1つのサービスで行うことが可能です。さらに口座決済の場合引き落としに失敗しても、再度自動的に催促をしてくれます。

入会申込

入会申込は24時間対応可能です。簡単に申込手続きを行っていただくことができ、紙での管理などの手間が省けるので大変おすすめです。

顧客管理

入会申込の際に記入いただいた内容は、全て連携しており、顧客管理のシステムに登録されます。打ちなおしたり、再度確認をする必要などもありませんので、転記ミスや時間がかかることもありませんので安心です。

請求管理

クレジットカードの登録だけではなく、口座振替の登録もWEBで完結することが可能です。手間がかかる押印等も不要ですので、従来の登録に必要だった書類の郵送などの作業が不要になります。

決済

月謝の管理なども全て行うことが可能です。毎月クレジットカードや口座振替が自動で行われます。決済の結果も一目で確認することが可能です。また、万が一決済が馬買う行かなかった場合は自動で催促をしてくれます。

コミル

コミルは塾の業務に特化したシステムになります。顧客の管理機能に加え、保護者とのコミュニケーション機能を備えたシステムです。

保護者と信頼関係を築くため、専用アプリやLINE等で直接コミュニケーションをとることができます。また、指導報告書やお知らせ、入退室の管理なども行うことが可能です。

その他、業務改善機能などもあり日々の先生の業務負担を軽減する機能が沢山あります。

まとめ

月謝の管理方法は悩みの種の1つですが、便利なサービスを導入するだけでその悩みを一気に解決することが可能です。

月謝の管理にかかる手間や時間を考えると、新たに便利なサービスを導入してみるのも良いのではないでしょうか。

これから先の顧客の増加を踏まえ、ご自身にあったサービスを探してみてくださいね。