英会話教室や学習塾、プログラミングスクールなどの開業を考えている皆様は、「開業までにどんな書類を準備しなくてはいけないの？」という悩みを抱えているのではないでしょうか？
この記事では、英会話教室や学習塾、プログラミングスクールなどのスクール系ビジネスで使用する『会員管理表』の項目や会員情報の安全な管理方法などについて説明していますので、ぜひ最後までお読みください。
スクール系ビジネスの運営で管理が必要なものとは？
スクール系ビジネスでは、体験レッスンの申込、入会申込、レッスンの提供、料金の請求という流れが一般的になっています。
このような一連の流れの中で必要になる書類・様式には、以下のようなものが挙げられます。
- 入会申込書
- 会員規約
- レッスンカレンダー
- 会員管理表
- 予約管理表・出欠管理表
- レッスン・学習進捗管理表
- 請求書・領収書
- 現金出納帳
この記事では、『会員管理表』について説明していますので、その他の書類・様式については関連記事をご覧ください。
スクール系ビジネスの会員管理表の目的・項目とは？
会員管理表は、スクールの会員・生徒の基本情報やレッスン料の支払い状況などを管理するために作成します。
会員管理表の項目は、皆様が一覧で管理したい情報に合わせて編集しますが、以下のような項目を含めると管理しやすいでしょう。
- 受講者氏名
- フリガナ
- 住所
- 電話番号
- メールアドレス
- 年齢・学年
- 学校・勤務先
- 保護者氏名
- 保護者住所
- 保護者の電話番号
- 受講コース
- 支払方法
- 請求金額（請求月ごと）
- 入金金額（請求月ごと）
- 入金日
スクール系ビジネスの会員情報をエクセルで管理するメリットとデメリット
会員情報の管理する方法として、「会員管理システムを導入する方法」や「エクセルの会員管理表を利用する方法」などがあります。
ここでは、会員管理システムを導入する場合と比較して、エクセルの管理表を利用するメリット・デメリットをご紹介します。
エクセルの会員管理表を利用するメリット
エクセルの会員管理表を利用するメリットとして、以下のような事項が挙げられます。
- 初期費用、ランニングコストがかからない。
- 必要になる項目を簡単に設定・編集することができる。
エクセルの会員管理表を利用するデメリット
エクセルの会員管理表を利用するデメリットとして、以下のような事項が挙げられます。
- シート間やファイル間でのデータを連動させるような運用をする場合、エクセルの詳しい知識を持った管理者が必要になる。
- データを他のファイルや紙などから転記・入力しなければならない。転記・入力ミスが起こる可能性がある。
- 誤ってデータを上書き・削除してしまう可能性がある。
- データの破損の可能性、バックアップの設定などが煩雑。
- 情報漏洩、セキュリティ対策が大変。
英会話や学習塾、プログラミングスクールで使える会員管理表のExcelテンプレートを無料ダウンロード
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※こちらのテンプレートは、参考例として作成しております。内容等に関して弊社は責任を負いかねますのであらかじめご了承の上、ご利用ください。
まとめ
英会話教室や学習塾、プログラミングスクールなどのスクール系ビジネスの会員情報の管理方法について説明してきましたが、いかがでしたか？
オンラインの入会申込から会員情報を管理できるシステムを導入することで、会員情報の管理に係る負担を減らすことができます。
ここでご紹介した内容を参考に、皆様が必要とする機能を備えている会員管理システムを選びましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。
