静岡県浜松市を拠点に活動するOhara Tennis Creationは、初心者から上級者まで老若男女問わず通う「わざわざ行きたくなるテニススクール」です。
2014年のスクール開校時には紙の入会申込書を使っていました。生徒情報はエクセルで管理、月謝は手集金で金庫管理を行っていましたが、コーチの業務負担を軽減しようと2020年に会費ペイを導入し、月に12時間以上の効率化を実現しました。
会費ペイ導入の意思決定から実際の運用までのお話を、代表の大原様に伺いました！
会費ペイの導入で顧客の継続率が向上
– 会費ペイ導入前の月謝集金方法を教えてください！
2014年の開校から月謝は手集金で、毎月決まったタイミングにスクールの合間を使って集金していました。集金後はコーチ自ら月謝が入った手持ち金庫をバックオフィスに持ち帰り、月謝袋に入ったお金をチェックします。その後、エクセルで支払が完了した人と未納者をチェックして振り分け、未納者には都度電話で支払いのお願いをするという流れです。
– この時、どのような点に課題を感じていたのでしょうか？
担当のコーチが月謝の集金から集金状況の確認、未収金の催促まで全ての事務作業を担当しなければいけないということです。生徒数が増えるにつれ指導時間以外での業務負担が多くなっていたのが課題でした。
– 指導と事務作業のどちらも対応するのはとても大変ですね。
決められたタイムスケジュールの合間の時間には、月謝の集金だけでなく新しい生徒の入会受付対応も行います。事務作業量が多く、生徒との大事なコミュニケーションの時間を作ることができていませんでした。
コーチが本来すべき指導に時間を割けるように、まずは月謝の集金方法を改善しようと決済サービスを探しました。
– 会費ペイを知ったきっかけは何でしたか？また、その時の印象を教えてください！
たまたま広告を見て知りました。広告を見たときに「これを導入できたらコーチが毎月行う集金業務を削減できて運営の時間が生まれるな」と思いました。会費ペイ１つで毎月の集金は自動化できますし、生徒ごとの集金状況を毎回エクセルに入力する業務がなくなる。さらに、未納者に対しての催促も自動化できることにとても魅力を感じました。
当スクールは幼稚園の年少さんから年配の方まで幅広く参加できるようにコースを複数用意しています。ジュニアコースは保護者様が月謝袋をお子さんに預けることが多かったのですが、お子さんがコーチに月謝袋を渡し忘れるということも珍しくありませんでした。ジュニアコースは特に未収金を催促する頻度が高かったので、集金を自動化するメリットをイメージできました。
– 導入して満足している点を教えてください。
事務作業時間をカリキュラムを作る時間に充てることができたことです。また、生徒のサポート時間を作ることができたことです。
先ほども申した通り、スクールの開始時間はあらかじめ決まっていて、つなぎの時間も決まっています。実は、このスケジュールの合間にいかに生徒とコミュニケーションを取れるかがスクールへの満足度に影響します。
会費ペイを導入して生徒のサポート時間が確保できたことで、退会者数が減り会員の継続率を上げることに繋がりました。
月12時間以上の効率化を実現
– 会費ペイ導入により、どのくらいの事務作業時間を削減できましたか？
スクール開始の前後10分で事務対応していたと考えても1日30分以上、月に12時間以上を節約できています。これは入会申込と月謝集金の対応時間なので、月謝をチェックする時間や集金状況をエクセルに入力したりする時間を合わせると、さらに多くの時間を生むことができました。
– 既存の生徒さんの会費ペイ登録はスムーズに行えましたか？
若い世代はスムーズに登録できましたが、年配の方で移行に抵抗を感じる方は少しいらっしゃいました。「大原さんのスクールなのに、なぜ他の会社が関わるのか？」「なぜ知らない会社にカード情報を教えるのか？」などのお声をいただきました。
会費ペイ運営元のメタップスペイメント社に過去トラブルがないという安心感や、信頼できる会社であるということ、また、会費ペイ導入で業務を効率化でき、テニスの指導の時間が生まれることを一人ひとり直接ご説明し、ご理解いただきました。
– 会費ペイをご利用いただく中で気になる点やご意見・ご要望があれば教えてください。
単発課金機能を使って費用を請求する際、請求する項目はある程度決まっているのですが、請求の度に手入力する必要があります。なので、月謝の継続課金のように決められた課金コースを選択して登録するだけで請求が完了すると、より簡単に手続きができて業務をさらに効率化できると考えます。
オンラインスクールを成長させ、事業を全国展開させる
– 今後の事業の展望を教えてください！
去年の6月にオンラインテニススクールを開校しました。練習の参考になる動画や、プレーのイメージ作りに活用できる動画を公開しています。1年ちょっとで900以上の動画を提供できるまでになりました。配信コンテンツが充実してきたこともあり、徐々にオンライン会員数が増加しています。
オンラインスクールをはじめたことで、拠点としている静岡県以外の日本全国の方と繋がることができるのは嬉しいですね。
このオンラインスクールは、コミュニケーション型オンラインスクールを目指しています。日頃のプレーの悩みを気軽にコーチに相談したり、他の参加者と相談し合える場にしたいと考えています。定期的にイベントを開催することも考えていますし、参加者はイベントに参加するだけでなく、コンテンツの作り手やイベントの運営者として携われる幅広いコミュニティを構想しています。
テニスの輪を私たち発信で全国に広げていきたいと考えています。
