大日本印刷労働組合様では、組合員を対象としたイベントの受付にイベントペイを利用していただいています。
今回は、イベントペイを導入いただいたきっかけや、導入によって改善できた部分を伺ってきました。
・なにがきっかけでイベントペイを導入したのでしょうか？
大日本印刷労働組合では、大日本印刷に勤務している社員を対象としたイベントをたびたび開催しているのですが、イベントによっては非常に参加者が多い場合もあるため、参加者リストの作成や参加費の回収・管理が非常に煩雑になっていました。
そこで、何か事務作業を効率化できるものがないか探していたときに、同僚からイベントペイを紹介されたのがきっかけです。
・具体的にはどのくらいの事務作業が発生していたのでしょうか？
労働組合が主催しているイベントの中で大規模なものになると、全体で5000人ほどが参加します。
その上、参加費を現金回収していたたため、参加者リストの作成だけでも相当な時間がかかりますし、回収した参加費の突合せに関しては複数人で作業しても数日ががりでした。
参加の申込も職場ごとに決まっている担当の組合委員に直接申込書を渡す方法だったので、担当の組合委員が不在だと申込自体ができなかったり、個人情報の記載された申込書や現金を手元に保管しているが故のリスクなど、事務作業以外の課題もありました。
もちろん担当の組合委員は、通常の会社業務もこなさないといけないので、運営側の負担は相当大きかったです。
・イベントペイの導入によって、当初抱えていた課題は解決できましたか？
ほぼすべて解消することができました。
受付をイベントペイで行うようになってから、URLを案内するだけで申し込み手続きができるようになったので、担当者が常に待機している必要が無くなりました。
参加者リストの作成も入金の突合せも全て自動的に行われるので、数日がかりで行っていた作業が丸ごと無くなっています。個人情報や現金を紛失するリスクもありませんし、非常に便利に感じています。
最初は特に大規模なイベントのみに使用していましたが、いまはその他の様々なイベントでも活用しています。
・課題の解消以外に、イベントペイの導入によって良い影響などはありましたか？
申込が簡単になった影響なのか、イベントの参加率が上がりました。イベントペイ導入前と比べて10%ほど参加者が増加したイベントもあります。
また、導入前には申込書を受け取ったタイミングを管理できないという理由から、先着順による受付ができなかったのですが、イベントペイの導入によって先着順による受付ができるようになったのも利便性が高まった点です。
キャンセル待ちの機能も非常に便利です。
・ありがとうございます！今後イベントペイにリクエストなどはございますか？
今のキャンセル待ち機能は、キャンセルが発生した際にキャンセル待ちの人へ一斉に通知が行くタイプなのですが、ここも先着順で自動案内できると非常に便利だなと思っています。
あとは、参加者のリストをCSVで出力した時に、同伴者をそれぞれ別のセルに自動で分けてくれると嬉しいですね。
・今後のアップデートの参考にさせていただきます！この度はインタビューへのご協力ありがとうございました
メタップスペイメントでは、初期・月額0円で利用できるイベント受付システム「イベントペイ」を運営しています！
「申込フォーム生成」「参加受付」「決済」「申込者管理」「分析」といった事務作業を完全自動化！zoom連携機能でオンラインイベントにも対応！
詳細はこちらをご覧ください！